Em qualquer empresa, nenhuma atividade, por mais mínima que seja, é improvisada; daí a importância da gestão do projeto, uma metodologia da administração que consiste em realizar uma série de processos para atingir um objetivo final: o projeto. O
seu chefe pode pedir-lhe para fazer algo num determinado tempo e com recursos limitados; quando isso acontece, você, você deve saber quais são as fases e metodologia do processo. Interessado? Leia, leia.
O que é a gestão do projeto?
Em termos simples, a gestão do projeto não passa de uma série de metodologias aplicadas a uma situação com o único propósito de planear e dirigir um determinado projeto.
É simples assim!
Agora, um projeto é muito mais do que “algo que o seu chefe ou cliente pediu”; estamos a falar de uma série de operações específicas feitas para atingir os objetivos definidos do princípio ao fim.
Enquanto cada projeto procura alcançar objetivos específicos,a gestão deprojetos também; neste sentido, procura:
- Gerir o desenvolvimento do projeto do início ao fim.
- Controle quaisquer problemas que possam surgir.
- Facilitar a conclusão e aprovação do projeto.
Ou seja, os objetivos que se procuram alcançar com a gestão do projeto são diferentes dos objetivos gerais da empresa;nesse sentido, tem de se reunir com asua equipa e determinar os objetivos específicos que pretende alcançar neste caso específico.
Para realizar uma boa gestão deve ter em conta vários fatores, incluindo:
- Possibilidade de o projeto crescer.
- É importante.
- Complexidade de tarefas.
Para saber se cumpriu os objetivos definidos em benefício da organização, deve analisar:
- Os resultados.
- Rescaldo.
- Benefícios ou objetivos estratégicos.
Além disso, para gerir eficazmente o seu projeto depende de três pontos-chave; como tempo, custo e âmbito que juntos formam o que a gestão chama de “Triângulo de Gestão de Projetos”, que atua da seguinte forma:
- O âmbito procura especificar cada fase do desenvolvimento do projeto.
- O calendário em que deve apresentar resultados e atingir os objetivos pretendidos.
- O custo ou orçamento obtido no início do projeto.
Pense assim! O âmbito determina até onde pode ir e, se for muito longe, vai investir mais tempo e aumentar o orçamento atribuído ao seu projeto.
Fases de gestão de projetos
Se quer que o seu projeto tenha sucesso, tem de se certificar de que passa pelas seguintes fases:
Análise de viabilidade
A premissa é simples: você deve analisar se o seu projeto é viável para continuar com a gestão. A primeira coisa que deve fazer é estudar o benefício que a empresa vai obter deste projeto tendo em conta o tempo, recursos e custos.
Para fazer uma boa análise de viabilidade deve ter:
- Um software de negócios para acompanhar o projeto.
- Uma análise prévia do âmbito.
- Analise os riscos de execução.
- Analise os benefícios de acordo com o custo esperado, a viabilidade de entregar dentro dos prazos determinados e a qualidade.
Planeamento
Neste ponto, deve focar-se em detalhar as tarefas e recursos necessários para o cumprimento de cada um deles Defina-as claramente!
É muito importante conhecer os fluxos de trabalho, uma vez que estas são as veias através das quais o sangue do seu projeto funciona, e poderá conhecê-los se, a partir do primeiro momento, tiver importantes ferramentas de análise de software.
Crucialmente, é importante manter esses fluxos de trabalho sob controlo para que possa controlar os tempos de trabalho da sua equipa, gerir todas as suas tarefas e controlar os prazos de entrega.
Planear, visualizar e controlar com ferramentas de gestão de software que sejam flexíveis e intuitivas.
Para obter mais precisão, certifique-se de:
- Analize o âmbito.
- Ter estimativas, custos e recursos à mão.
- Defina um plano.
Execução
Está na hora de agir! Neste ponto você deve tirar todo o seu arsenal de técnicas e métodos de gestão de negócios, que você tem em mãos e qualquer ferramenta que lhe permita automatizar o relatório durante a gestão.
Tenha em mente que os problemas geralmente ocorrem aqui. Nesta fase temos que:
- Defina o ambiente de trabalho.
- Atribuir e executar tarefas.
- Gerir pedidos.
Monitorização e controlo
Caminhamos para uma das partes mais importantes do projeto, onde verifica-se que tudo funciona como deve funcionar:o acompanhamento.
Aqui deve focar-se em duas coisas: cumprir objetivos e superar expectativas;paraisso, deve focar-se em quatro aspetos fundamentais:
- Tarefas e marcos.
- Controlo de qualidade.
- Gestão de incidentes.
- Relatórios de acompanhamento.
Encerramento
Este também é o lugar para a análise de falhas O que deveria fazer? Simples, terá que cuidar. avaliar e verificar se tudo terminou melhor do que o proposto nopapel.
Avaliar isto é muito simples, basta fazer uma lista de verificação e rever o seguinte.
- Encerramento formal.
- A fazer o backup.
- Análise dos resultados.
- Atualização.
Porquê realizar a gestão de projetos?
Importância
A importância reside nos benefícios que a gestão do projeto pode trazer à sua empresa;entre os quais podemos encontrar:
- Garantir uma gestão eficaz do tempo e dos recursos.
- Controlo sobre o futuro da organização.
- Garantia de sucesso.
- Alcançar grandes margens de aprendizagem.
Neste sentido, a gestão de projetos (apesar de ser um ramo de administração) tem um rigor científico onde o rigor, a informação e a experiência são fundamentais para o processo.
É também um processo-chave para a administração e planeamento de negócios de qualquer empresa.
O que espera para realizar o seu projeto?