Muitos profissionais e colaboradores têm dificuldades em fazer uma boa gestão de tempo e produtividade. Esse problema comum gera prejuízos no trabalho, além de aumento do estresse por conta da sensação de sobrecarga e pressão do prazo — o que por sua vez podem virar uma bola de neve e refletirem negativamente na qualidade do serviço.
Mas, existem algumas soluções que podem ajudar a diminuir esse problema, facilitando a gestão de tempo e produtividade de profissionais
e empresas.
Neste artigo saiba como melhorar sua produtividade pessoal e a da empresa ao adotar essas 5 ferramentas:
Gestão de Tempo e Produtividade: fundamental na atualidade
A rotina moderna tem suas vantagens, assim como desvantagens. Ao mesmo tempo que tudo parece ter se tornado mais rápido e prático, a sensação de que não há horas o suficiente no dia para realizar todas as tarefas é sentida por profissionais das mais diferentes áreas. Essa correria pode acabar gerando estresse e desgaste no trabalho, impactando negativamente tanto a qualidade de suas atividades, quanto sua produtividade.
Mesmo os profissionais mais disciplinados podem ter dificuldades, ainda mais quando a rotina é alterada — como a implementação do
trabalho remoto, por exemplo —, desorganizando temporariamente seu fluxo de tarefas.
Em um mundo de tantas distrações e compromissos, como é possível se organizar, sabendo aproveitar o tempo disponível para realizar o maior número de tarefas? Felizmente é possível seguir algumas dicas e ferramentas simples para solucionar esse dilema e fazer um melhor gerenciamento de suas demandas.
5 Ferramentas de Gestão de Tempo e Produtividade
Existem diversos métodos que podem ajudar os profissionais e colaboradores a organizar melhor sua rotina, descobrindo o que priorizar e como usar o tempo a seu favor. As metodologias a seguir são fáceis de serem implementadas, independentemente do projeto e do contexto profissional.
Confira agora 5 ferramentas de gestão de tempo e produtividade para adotar no seu trabalho e empresa:
1- Kanban
O primeiro método é simples, porém bastante útil para visualizar as tarefas que precisam ser cumpridas e o seu andamento. O Kanban é um sistema feito para organizar as atividades, categorizando-as por sua prioridade e estado de progresso.
Em um quadro, software específico ou qualquer outro material que permita, deve-se desenhar três colunas:
- Para fazer;
- Em andamento;
- Concluído.
Cada coluna deve ser preenchida com as tarefas que precisam ser executadas naquele período, de acordo com o nível de prioridade de cada ação e, claro, seu andamento. A Metodologia Kanban facilita a visualização de todos os compromissos, evitando esquecimentos e aumentando o controle das demandas, ajudando a administrar melhor as atividades.
Além de prática, essa metodologia é bastante democrática, podendo ser adotada em qualquer projeto e contexto, não importa a
área de trabalho, e por qualquer pessoa.
2- SMART
Uma das formas de ter maior controle do tempo e produtividade é sabendo definir com eficiência os seus objetivos, evitando gastar esforços com aquilo que não vai gerar tanto valor assim.
O Método S.M.A.R.T foi desenvolvido para definir metas e organizar as atividades, de forma a saber o que é prioritário e irá trazer
resultados mais tarde.
Para se definir uma meta, de acordo com a metodologia, ela precisa ser:
- S — Specific / Específica
- M — Measurable / Mensurável
- A — Attainable / Alcançável
- R — Relevant / Relevante
- T — Time Based / Temporal (Ter um Prazo de Realização)
Essa ferramenta ajuda a enxergar o que realmente irá trazer resultados, além de facilitar a organização das prioridades e das tarefas que precisam ser
concluídas, impactando assim a produtividade e qualidade do trabalho.
3- Metodologia GTD — Getting Things Done
Outro método que ajuda na definição das tarefas, além de fortalecer o foco e a confiança dos profissionais, é a metodologia GTD. Essa ferramenta, divulgada no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, possibilita identificar as demandas que são mais
importantes e organizá-las de forma clara, contribuindo também para reduzir a sensação de sobrecarga e estresse com tantas atividades.
Em resumo, o GTD consiste em 5 etapas:
- Capturar
- Esclarecer
- Organizar
- Refletir
- Engajar
Desta forma, quem adota essa metodologia pode administrar melhor suas demandas e prioridades, evitando o estresse de sentir-se improdutivo ou desorganizado.
4- Pomodoro
Outra ferramenta que ganhou fama com um livro, a obra A Técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo, traz outra opção de gerenciamento de tempo. Esse método foi criado pelo autor na época de faculdade, enquanto tinha que lidar com todas as demandas e se concentrar em seus estudos.
O método Pomodoro traz um ciclo produtivo: a pessoa foca em suas tarefas durante 25 minutos e,
após esse tempo, pode descansar por 5. Quando se completa uma hora e meia ou duas horas, o intervalo de descanso é de 15 a 30 minutos.
Assim, essa técnica ajuda a pessoa a colocar toda sua concentração em um determinado período de tempo, considerando também a necessidade de se fazer uma pausa — o que contribui para reduzir o estresse e dar mais fôlego ao voltar a trabalhar, aumentando até mesmo sua motivação.
5- Softwares
A tecnologia trouxe uma
série de facilidades às pessoas. Atualmente existem vários softwares, até gratuitos, voltados a gestão de tempo e produtividade, ajudando na organização da vida pessoal e profissional.
Ferramentas como o Trello, Runrun.it, Pipefy, Heflo podem ser adotadas, seja individualmente ou pela empresa no geral, para ajudar os profissionais a administrar suas demandas e projetos, além de possibilitarem a realização de outras operações importantes para a rotina.
Desta forma, é mais fácil identificar as tarefas pendentes e conseguir fazer uma melhor gestão do tempo para ser mais produtivo — tudo com a praticidade das soluções digitais.
Como Aumentar a Produtividade
Todas essas ferramentas podem contribuir em uma melhor gestão das demandas, consequentemente ajudando profissionais e funcionários a produzirem mais com o tempo que lhes é disponível.
No entanto, existem outros fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem
otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas.
Perguntas Frequentes:
Quais são as 5 Ferramentas de Gestão de Tempo e Produtividade?
1- Kanban
2- SMART
3- Metodologia GTD
4- Pomodoro
5- Softwares
Como Aumentar a Produtividade?
Existem diversos fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas.