Como você define as prioridades em suas atividades profissionais e pessoais me de um exemplo

Com estruturas mais enxutas nas empresas, decisões que precisam ser tomadas assim que o novo ano começa e pendências do ano anterior, os profissionais se perdem em um mar de tarefas em que tudo parece urgente. Aí surge a dúvida (e o desespero): como priorizar quando tudo parece prioridade?

Por receber demandas e pressão de todos os lados, as pessoas não conseguem entender o que é importante de fato. “Muita gente aceita as prioridades alheias, achando que vai dar conta de tudo”, diz Andrea Piscitelli, professora da Fundação Instituto de Administração (FIA), de São Paulo, e consultora de gestão de pessoas.

O resultado é que, muitas vezes, as demandas que teriam maior importância na rotina do executivo ou da empresa são deixadas de lado. “Com as tarefas também se aplica o Princípio de Pareto, em que 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados”, afirma o professor Paulo Campos, do Insper. “Saber encontrar esses 20% é fundamental.” Aprenda, a seguir, o que você precisa fazer para estabelecer prioridades e conseguir entregar suas metas.

Escolha um método

O primeiro passo para lidar com prioridades é organizá-las. Shane O’Grady, de 33 anos, diretor de tecnologia da Love Mondays, empresa que reúne avaliações de empresas feitas por funcionários, de São Paulo, criou uma metodologia para gerenciar os projetos que ele e sua equipe desenvolvem. “

Fizemos um misto de dois modelos”, afirma Shane. Um deles é o Scrum, que envolve a realização contínua de feedbacks, e o Kanban, usado em fábricas para sinalizar as etapas do fluxo de produção.

Compartilhe a agenda 

Sempre que  alguém da equipe de Sebastian Guzman, de 36 anos, consultor de programas de melhorias na Bosch, fabricante de peças automotivas, de São Paulo, quer marcar uma reunião, não precisa interrompê-lo para descobrir quando  estará disponível. “Deixo minha agenda aberta para que saibam quando estou sobrecarregado”, afirma Sebastian.

O ideal é que toda a equipe compartilhe seus compromissos. Assim, os chefes veem quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com eles.

Invente uma urgência

Prazos confortáveis atrapalham a conclusão de tarefas. Isso ocorre porque o ser humano calcula mal o tempo que perde numa atividade e acha que precisará de menos tempo do que o necessário.

O truque é eliminar a ilusão de agenda tranquila. Antes de decidir o que fazer primeiro, pense quais tarefas escolheria se tivesse metade do tempo disponível. Ou, se tivesse de trabalhar só 2 horas por dia. Os selecionados serão os compromissos mais importantes.

Peça ajuda

A mente humana nem sempre é confiável quando o assunto é definir prioridades. “Damos um peso maior às atividades em que nos sentimos confortáveis”, diz Andrea, da FIA.

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Outras tarefas que também precisariam receber atenção são deixadas de lado. Essa situação ocorre frequentemente quando a pessoa está muito envolvida em algum projeto.

O melhor é pedir ajuda a alguém que não tenha a mesma rotina, mas que entenda bem sua função. Essa pessoa terá um olhar imparcial sobre o que é importante.

Enxergue com clareza 

Diante de um emaranhado de tarefas, muitas vezes fica difícil hierarquizar prioridades. Por isso, conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais importantes.

A agenda não deve ser encarada como uma simples lista de compromissos, mas como uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.

Para lidar com esse desafio de ter uma visão melhor das pendências, Shane, da Love Mondays, colocou em seu escritório um quadro com post-its coloridos, em que consegue ver com precisão o status das tarefas que ele e sua equipe têm pela frente. “Conforme cada etapa do projeto evolui, mudamos o post-it de posição nesse quadro”, diz Shane.

Uma rápida olhada ajuda a descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais precisam de atenção extra.

Entenda a empresa

Para estabelecer prioridades, é necessário ter clareza sobre as metas da empresa ou da área. “Especialmente em ambientes mais dinâmicos, em que novas demandas surgem, o profissional tem de trabalhar olhando para a estratégia”, diz Paulo, do Insper.

É o que faz Sebastian, da Bosch. “Saber o que a empresa quer e precisa naquele momento é um dos aspectos que mais levo em conta”, diz ele.

A principal maneira de conseguir ter essa noção clara é perguntar ao chefe. Confira com ele se as prioridades que vêm sendo adotadas realmente são as tarefas mais importantes para o negócio.

Aprenda a recusar

Quando a vontade de agradar chefes e colegas fala mais alto do que a preocupação com a agenda, o resultado são tarefas em excesso. “O que é importante para os outros nem sempre é para nós”, diz Andrea, da FIA.

Antes de aceitar uma nova tarefa, analise sua agenda. Se achar que o pedido vai atravancar outros projetos mais importantes sem trazer um resultado compensatório, a melhor saída é negociar um prazo diferente ou, em último caso, encontrar uma forma de recusar a missão.

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Como se organizar e definir as prioridades do dia a dia

Ao tentar conciliar os compromissos pessoais e profissionais, muitas pessoas têm dificuldade para organizar a agenda e não conseguem realizar todas as tarefas dentro do prazo. Por isso, é extremamente importante ter clareza de quais são as prioridades para cada dia ou semana, evitando, assim, que os compromissos e trabalhos mais urgentes sejam deixados de lado.

A organização é fundamental na hora de definir o que deve ser feito primeiro. O ideal é reservar um tempo para se planejar e aprender a negociar as tarefas do seu dia, seja com o chefe, com um cliente ou com um colega de trabalho. Para ajudar as pessoas a definir prioridades,selecionei cinco dicas: 

1. Não deixe nada para a última hora. Não espere a tarefa virar uma urgência para realizá-la. Quanto maior a antecedência, mais flexibilidade você terá na hora de definir o momento da execução. É possível adiar um trabalho que tem um prazo mais longo; o problema surge quando você não se organiza e acaba deixando para resolvê-lo no limite da entrega.
   
2. Liste as tarefas do dia. Para garantir a execução das tarefas na melhor ordem, é essencial fazer um planejamento para cada dia, semana e até mesmo para o mês. Liste o que precisa ser feito e estabeleça o que deve ser priorizado, de acordo com os prazos solicitados e a urgência de cada trabalho.
   
3. Trabalhe em conjunto com a equipe. Quando algumas das suas prioridades dependem de outras pessoas, não espere que elas se lembrem na última hora. É impossível garantir que toda a equipe seja organizada, mas o seu planejamento pode interferir na produtividade de todos. Pequenos e-mails de lembrete podem ajudar a garantir o cumprimento de tudo no prazo.
   
4. Aprenda a negociar com o seu chefe. Um líder precisa saber delegar tarefas e definir o que é prioritário naquele dia ou semana, mas também deve estar aberto a ouvir os funcionários. Quando achar necessário, explique para o seu chefe o que você considera como prioridade e tente negociar os prazos.
   
5. Negocie com base no resultados. Caso tenha dúvidas sobre o que deve ser priorizado, pense nas suas metas ou nas necessidades da empresa. É preciso aumentar o faturamento? Priorize as atividades relacionadas às finanças. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Saber o momento certo de realizar uma tarefa é imprescindível na hora de tomar uma decisão.

É claro que, em alguns momentos, o excesso de tarefas será inevitável. O importante é que o planejamento e a organização se tornem uma rotina, para que momentos de tensão sejam apenas passageiros e as tarefas sejam realizadas com tranquilidade.

*Christian Barbosa é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade e CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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