O que e eficiência no trabalho?

Qual a diferença entre eficiência e eficácia?

A diferença entre eficácia e eficiência é que a eficácia refere-se a fazer a tarefa certa, completar atividades e alcançar metas. Já a eficiência é sobre fazer as coisas de forma otimizada, de maneira mais rápida ou com menos gastos.

Por exemplo, um carro pode ser uma forma de transporte muito eficaz, capaz de mover as pessoas para lugares específicos. Porém, um carro pode não ser o modo mais eficiente de transportar pessoas por causa do grande gasto de combustível.

Em termos gerais:

• Eficaz (adj.) - É algo adequado para atingir um propósito, de modo a alcançar o resultado pretendido ou esperado.
• Eficiente (adj.) - Quando a tarefa é executada da melhor maneira possível, com o menor desperdício de tempo, esforço e recursos.

Usar a eficácia e a eficiência

Indivíduos e empresas buscam maneiras de serem eficazes e eficientes, mas é possível ser eficaz sem ser eficiente, ou vice-versa.

Por exemplo, se uma empresa não está indo bem, pode optar por mudar sua forma de trabalho usando novas tecnologias. O treinamento pode até funcionar bem com os funcionários aprendendo a nova tecnologia.

Mas se a produtividade geral não melhorar após a implementação da tecnologia, podemos dizer que a estratégia da empresa foi eficiente, mas não eficaz.

As empresas frequentemente falam sobre a eficácia e a eficiência dos funcionários ao fazerem planos para melhorar as empresas. Embora pareçam semelhantes, a eficácia significa algo completamente diferente da eficiência.

Um empregado eficaz alcança suas metas, enquanto um empregado eficiente produz de forma rápida e inteligente.

Melhorar a eficácia

A eficácia pode ser medida no nível dos resultados das ações de funcionários e gerentes.

Para melhorar a eficácia, as empresas devem fornecer avaliações de desempenho, detalhando os pontos fracos dos funcionários através de críticas construtivas. Deve-se mostrar como o desempenho de um funcionário afeta a empresa como um todo.

Melhorar a eficiência

A eficiência no local de trabalho pode ser definida como o tempo necessário para fazer algo.

Funcionários e gerentes eficientes completam as tarefas no mínimo tempo possível. Isto também com a menor quantidade possível de recursos, utilizando estratégias de economia de tempo.

Os funcionários e gerentes podem ser ineficientes porque não sabem como ser eficientes. Ou até mesmo por não possuírem as ferramentas necessárias para executar tarefas de forma eficiente.

Trabalhar estrategicamente e pedir opiniões sobre o que está faltando no local de trabalho são formas de melhorar a eficiência.

É mais importante para uma organização buscar eficácia ou eficiência?

Se a empresa está tentando crescer de forma agressiva e tem recursos para isso, otimizar a eficácia pode ser o caminho a seguir.

No entanto, no caso de empresas menores e com menos recursos, buscar operações mais eficientes pode ser uma melhor saída. Isto porque pode maximizar as capacidades que ela já possui.

Encontrar o ponto de equilíbrio entre eficácia e eficiência é o objetivo final para todas as empresas.

Veja também a diferença entre:

• Habilidade e competência
• Soft skills e hard skills
• Trabalho e emprego
• Chefe e líder
• Eficácia, eficiência e efetividade

Graduada em Gestão de Recursos Humanos pela Universidade Estácio de Sá em 2004. Pós graduada em Gestão de Projetos pela Universidade Cândido Mendes em 2007.

Eficiência e eficáciacostumam ser usadas e até consideradas como sinônimos por muitas pessoas. Mas, na verdade, isso é um grande erro, pois são palavras com significados distintos. 

Essa confusão acontece porque os termos carregam conceitos relacionados. E apesar dessa ligação, há uma diferença de eficiência e eficácia em relação ao que acontece na prática. Isso porque uma equipe pode ser muito eficaz, porém completamente ineficiente e vice-versa. Ou então, também pode ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo.

Ficou confuso? Então confira o conteúdo a seguir que nós explicamos tudo direitinho!

Por que entender a diferença entre eficiência e eficácia?

É muito importante compreender o que é eficácia e eficiência porque são palavras que revelam sentidos singulares. Resumidamente, eficiência expressa a excelência na execução, já eficácia tem a ver com o objetivo a ser cumprido. 

Ou seja, utilizar tais vocábulos sem saber pode resultar em uma interpretação errada ou divergente da sua intenção. Isso por si só já é uma razão considerável para entender a diferença de eficiência e eficácia.

Diferença entre eficiência e eficácia no dia a dia

A compreensão desses termos vai muito além no dia a dia – especialmente no trabalho. Saber o que é eficácia e eficiência ajuda o profissional a ser mais analítico e a impulsionar o seu desenvolvimento. Líderes, por exemplo, conseguem distinguir a produtividade dos resultados a fim de provocar melhorias. 

Eficiência e eficácia exemplovai muito além da checagem daquela planilha ou dos relatórios de investimentos. Elas podem provocar lucros ou prejuízos enormes na gestão da empresa.

Definição: eficiência x eficácia

Agora que ficou clara a importância de saber diferenciar eficiência de eficácia, é hora de entender o que é eficácia e eficiência!

Eficiência

A eficiência está associada à capacidade, execução e à qualidade. É o termo que se usa para adjetivar algo ou alguém de forma positiva pelo efeito, ação ou aptidão apresentada. E aqui, o foco está no mecanismo. Isso é, não basta apenas fazer, mas em saber como fazer. 

Em termos práticos, uma empresa eficiente é aquela que fabrica um grande volume de produtos com baixo custo, por exemplo. Essa eficiência foi alcançada graças à produção que consegue utilizar os recursos disponíveis de forma proveitosa. Por consequência, isso gera pouco ou nenhum desperdício e eleva a quantidade de fabricação.

Eficácia

A eficácia traz uma concepção voltada basicamente para o alcance dos objetivos. O foco dessa qualificação diz respeito à capacidade de fazer as coisas de forma assertiva. Isso é, seu significado está relacionado ao resultado, em atender às expectativas, em realizar. 

Dessa forma, uma empresa eficaz é aquela que consegue atingir aquilo que está buscando. É a fábrica que consegue produzir o número necessário de peças para atender a sua demanda. Mesmo diante das adversidades, a meta é alcançada por fruto de decisões e das ações certas para tal.

Efetividade

Eficiência, eficácia e efetividade costumam andar sempre juntas. Portanto, vale esclarecer também o que é efetivo.

A efetividade utiliza medidas mais abrangentes, por isso, é visto como o mais complexo dos três conceitos. Isso porque, enquanto a eficiência olha para o custo-benefício e a execução, a eficácia se atenta ao resultado dessa produção. 

Já a efetividade vai mais adiante, apresentando como ponto central a avaliação da qualidade dos resultados, das ações, os benefícios e as necessidades. 

Uma ilustração clássica de uma empresa efetiva é aquela que tem uma produção feita com maestria, entrega no prazo, obtém lucro e ainda faz mais. Ou seja, se preocupa em prover vantagens aos clientes e ao meio ambiente, por exemplo.

Exemplo de pessoa eficiente/eficaz

Já mostramos a definição de eficiência-eficácia e efetividade com modelos do mundo corporativo. Mas, se você buscou por: “o que é eficiência e eficácia exemplos”, ainda precisamos relacionar essas palavras com pessoas, não é mesmo? 

Por isso, montamos uma tabela bem simples para te ajudar a entender melhor como é uma pessoa eficiente e uma pessoa eficaz.

Eficiência e eficácia exemplo

Para mostrar eficiência/eficácia exemplo, imagine que Marcos e Fernanda vão fazer um jantar – cada um em sua casa. Ambos servirão macarrão à bolonhesa aos seus amigos. Mas ao começar os preparativos, eles descobrem que não possuem todos os ingredientes.

Diante dessa situação, Marcos segue com o plano e decide improvisar com o que tem para fazer o seu quitute. Isso porque se sair agora para as compras, provavelmente terá que cozinhar correndo depois. E sabe como é, a pressa é inimiga da perfeição. 

Já a Fernanda  prefere ir ao mercado para comprar os itens que faltam. Afinal, não vai ser a mesma coisa se não tiver aquele queijinho e a carne certa para fazer o prato. Além disso, os convidados merecem saborear uma boa comida!

Com as definições de eficiência e eficácia bem claras, fica a pergunta: como um pode influenciar o outro? 

De maneira simplista podemos dizer que enquanto a eficiência foca no mecanismo, a eficácia mira no resultado. Lembrando que uma pessoa pode ser eficiente, porém ineficaz. Assim como o contrário, o indivíduo pode ser eficaz, mas ineficiente. 

Logo, se juntarmos os dois conceitos, podemos atingir o objetivo com excelência na produção, certo? Sim, esse é o mundo ideal. Contudo, precisamos ser francos em dizer que existe um enorme desafio para colocar isso em prática.

A influência a partir da escolha

Quando abordamos eficiência e eficácia no cotidiano, especialmente na gestão, precisamos fazer escolhas. E, como se fosse uma balança, se há muitos projetos eficientes e poucos projetos eficazes, devemos equilibrar essa conta.

A questão é que mesmo tomando a decisão mais correta possível, muitas vezes, fazemos uma escolha em detrimento da outra. Isso acontece justamente porque a atividade sobre eficiência e eficácia influencia diretamente o dia a dia.

Atividade sobre eficácia e eficiência

Imagine que a sua empresa lançou um novo artigo – um computador de última geração (eficiência). Todavia, seu custo coloca o preço de venda muito alto, dificultando as vendas e encalhando o produto (sem eficácia). 

Uma solução seria diminuir as despesas de sua fabricação, certo? No entanto, a máquina ficaria menos potente e menos atrativa ao consumidor, que não mais a consideraria eficiente. Ou então, podemos reduzir o lucro e tornar o valor mais acessível ao cliente. Mas se o ganho for tão pouco, seria viável manter a fabricação desse produto?

Indicadores de eficiência e eficácia

A busca por eficiência e eficácia requer ações e atitudes que precisam ser colocadas em prática. E para avaliar se esse trabalho está sendo eficaz, eficiente e efetivo, entram os indicadores.

De forma geral e objetiva, apresentamos 3 pilares para te ajudar nessa avaliação.

Fatores para a operação

Para medir eficiência, eficácia e efetividade, é preciso considerar todos os insumos, recursos, tecnologia e circunstâncias para executar os trabalhos. Atente-se a todos os fatores disponíveis para que a tarefa seja feita. Isso inclui metodologias, planejamento operacional, conhecimento e até características pessoais.

Capacidade humana, das máquinas e da gestão

Neste quesito, estamos falando tanto da capacidade das máquinas, como dos humanos. Assim, devem ser analisados os processos e funções do sistema, bem como as ações da gestão, a aptidão individual e o trabalho em equipe.

Competências e outros atributos

Esse é um indicador mais amplo para medir eficiência e eficácia. Aqui entram todas as competências, atributos e propriedades que podem influenciar o desempenho positivamente ou negativamente. 

Portanto, tenha uma base do potencial existente e observe todos os fatores (até mesmo os subjetivos) que podem interferir no resultado. Por exemplo, a motivação no trabalho pode refletir diretamente na qualidade das entregas. Como anda esse incentivo e a gana das pessoas em performar com excelência?

3 dicas para melhorar a performance da equipe

Com todo esse entendimento sobre eficiência e eficácia, o que falta agora é colocar o conhecimento em prática. Por isso, preparamos a seguir algumas dicas que vão te ajudar a alcançar a efetividade.

Motivação da equipe

Por mais avançada que seja a tecnologia, o fator humano continua sendo o mais importante das empresas. Portanto, investir na motivação de seu pessoal é fundamental para manter a energia lá em cima e os resultados fantásticos. 

A cultura organizacional e os gestores podem desenvolver ações que incentivem a alta performance diariamente. Com essa vontade e os objetivos em mente, a psicologia explica que é possível criar hábitos mentais. Por consequência, isso é refletido no comportamento e na produtividade.

Desenvolvimento, aprendizado e difusão do conhecimento

Eficiência e eficácia estão diretamente ligadas ao desenvolvimento das pessoas. Isso porque o aprendizado provoca melhorias, avanços e inovações. Isso significa atingir um objetivo e alcançar a excelência. Portanto, incentivar o estudo e o aprimoramento é uma solução infalível.

E uma ótima forma de implementar esse processo sem custo é estimular a troca, o ensino e a ajuda mútua entre os membros do time. E como diz o dito popular, o conhecimento é o bem mais precioso que temos, que nunca se subtrai e só se multiplica.

Gestão estratégica e humana

A diferença de eficiência e eficácia é compreendida e colocada em prática por uma gestão estratégica e humana. Ou seja, os líderes não devem apenas planejar e mandar fazer, é preciso saber delegar, comandar e auxiliar a sua equipe.

Também é importante que o gestor se faça presente, inclusive em sua ausência. E uma boa sugestão para gerir de forma tática e avaliar o desempenho é estar aberto a ouvir as pessoas. A comunicação é uma ferramenta importante e deve ser bem utilizada para instruir, influenciar, dar e receber feedbacks.

Conte com Zenklub

O conceito de eficiência e eficácia é bem amplo e complexo. Não é à toa que muitos confundem o momento de empregá-las ou consideram sinônimos. Contudo, mais desafiador do que compreender toda a sua concepção é praticar e vivenciar a diferença de eficiência e eficácia. 

Mas calma que você não está sozinho nesta jornada. O Zenklub é a maior plataforma especializada em bem-estar emocional feita para beneficiar você e a sua empresa. A rede conta com mais de 2000 especialistas disponíveis a qualquer hora, e de qualquer lugar.

Entre em contato conosco e saiba como melhorar a eficiência e eficácia da sua equipe.

Referências 

MARINHO, Alexandre. FAÇANHA, Luís Otávio. Programas Sociais: Efetividade, Eficiência e Eficácia como Dimensões Operacionais da Avaliação.Textos para Discussão Nº 787. Ipea. Rio de Janeiro, abril de 2001.

CASTRO, Rodrigo B. de. Eficácia, Eficiência e Efetividade na Administração Pública. In:Anais do 30º Encontro da ANPAD, 2006.
TORRES JR., Noel; MIYAKE, Dario. Melhoria de desempenho em serviços: alternativas para lidar com o trade-off entre eficiência e eficácia. In: Revista Produção Online. v. 11. n. 1.  Mar. 2011.

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