Quais os principais desafios da utilização do sistema de informação para a gestão das organizações?

Devido à grande quantidade de benefícios que oferece, o sistema de gestão ERP é adotado por um grande número de empresas. Se o seu negócio ainda não passou por essa experiência, você, enquanto empreendedor ou gestor, deve ficar atento e estar preparado para enfrentar as dificuldades e garantir o sucesso na implantação do sistema de gestão.

Neste artigo, eu falarei sobre quais são os pontos que devem ser observados — e superados — na implantação do sistema de gestão ERP. Conheça mais sobre as questões relevantes, como o mapeamento de processos e, também, os erros recorrentes na implantação desse tipo de sistema. Por fim, saiba mais sobre o papel da consultoria, responsável por otimizar todo esse processo. Boa leitura!

A implantação de um sistema de gestão ERP composta por 7 etapas

Para quem deseja entender melhor sobre os desafios que se encontram no processo de implantação de um ERP, é importante, primeiro, conhecer os estágios que compõem o processo:

• o mapeamento e a otimização dos processos já existentes;
• a escolha do sistema de gestão ERP a ser utilizado;
• a decisão de compra;
• a revisão e as adequações dos processos (quando necessário) à nova realidade sistêmica;
• a implantação;
• o treinamento para uso do novo sistema de gestão ERP;
• a auditoria.

De todas essas etapas, a mais crítica é a implantação do sistema, uma vez que essa fase envolve mudanças na cultura organizacional e depende muito da complexidade dos módulos que estão sendo implantados.

Os desafios da implantação do sistema de gestão ERP

Conhecidas as etapas da implantação do sistema de gestão ERP, agora, mostro, a seguir, os desafios que a sua empresa encontrará ao fazê-la. Acompanhe!

Rotatividade de funcionários

Em empresas onde há muita rotatividade de funcionários, a implantação de um sistema de gestão ERP pode ser mais difícil, pois esse tipo de fenômeno atrapalha o treinamento que é desenvolvido ao longo do projeto.

Em alguns casos, é necessário fazer uma “atualização” dos usuários da ferramenta, contando com a ajuda de consultores especializados para oferecer o treinamento necessário.

Funcionários sem capacitação

Um fator muito crítico para a empresa na hora de implantar um sistema de gestão ERP é quando os funcionários não estão capacitados o suficiente para utilizá-lo e não conseguem enquadrar-se à nova realidade oferecida.

Dificuldades nos cumprimentos dos prazos

Muitas vezes, um atraso — mesmo que pequeno — na implantação de um sistema de gestão ERP representa um grande problema no processo. E ele ocorre, principalmente, por causa do sentimento de “paralisação” que o quadro de colaboradores tem, uma vez que eles acreditam que vão perder o emprego por não conseguirem adaptar-se à nova ferramenta.

Problemas se alastrando com rapidez

Outro fator crítico para o qual a empresa precisa estar prevenida ao implantar um sistema de ERP é que, se ele não for feito adequadamente, contando com a ajuda de uma consultoria composta por profissionais especializados, e os usuários não forem bem treinados para usá-lo, os problemas de uma área podem alastrar-se com muita rapidez para outros setores da organização.

Isso ocorre devido ao fato de o ERP proporcionar uma integração entre os departamentos da empresa — o que é extremamente benéfico para o empreendimento, mas, ao mesmo tempo, representa um dos seus pontos negativos. No entanto, tal situação só acontece se a implantação não for realizada com sucesso.

Mudanças na cultura organizacional

Muitas empresas ainda cometem o erro de adotar um sistema de gestão ERP apenas para acompanhar a tendência do mercado; outras incorporam o sistema por se sentirem pressionadas pelos seus acionistas.

Por não entenderem de fato a amplitude das questões envolvidas na implantação de um projeto dessa magnitude, e preocupando-se apenas com a automatização dos processos — o que não é suficiente —, as empresas podem testemunhar um problema que é a superficialidade das mudanças percebidas.

Quando as mudanças são apenas superficiais, elas costumam, posteriormente, levar a alegações de que o sistema não atende realmente às necessidades da organização. Além disso, parte do pessoal também pode sentir-se ameaçado pela mera substituição das atividades manuais pelas funcionalidades oferecidas pelo novo sistema implantado.

Remodelagem dos processos

Outro problema que pode surgir com a implantação de um sistema ERP está relacionado à remodelagem dos processos, que, muitas vezes, não é feita antes da implantação — algo que deveria ocorrer. Se não houver essa remodelagem dos processos, é praticamente certo que as metodologias embutidas no sistema de gestão ERP não se encaixem com os processos anteriores já existentes.

Ignorar a importância da remodelagem dos processos antigos da organização antes de implantar o sistema de gestão ERP é muito preocupante. Afinal, como o objetivo desse sistema é suportar todas as informações operacionais da empresa em sua base de dados, se houver processos maldefinidos e problemas ainda não corrigidos, esses embaraços podem ser agravados com o passar do tempo.

Padronização dos dados

Um dos desafios na hora de implantar um sistema de gestão ERP na sua empresa poderá ser a padronização de dados — algo que deve ser evitado, pois ela é muito importante para que ele seja implantado com sucesso. É recomendado que se conte com um banco de dados consistente, sem redundância de dados e com o armazenamento feito de maneira padronizada.

Treinamento

O treinamento pode ser mais um fator desafiante na hora de implantar um sistema de gestão ERP na sua empresa, pois, ao oferecer o treinamento à equipe, não adianta apenas focar no ensino da utilização dele. É preciso que o treinamento seja feito com base nos processos, para que haja resultados.

Contratação de pessoal qualificado

Um sistema de ERP é complexo, e é justamente por isso que a sua implantação deve ser feita por um pessoal qualificado, que conheça bem tanto a solução que foi escolhida para ser implantada quanto o negócio da empresa e as suas necessidades. Por isso que a contratação de uma consultoria especializada é, muitas vezes, uma forma de evitar transtornos na hora de implantar um sistema de ERP na sua empresa.

A importância de fazer o mapeamento de processos

Um ponto fundamental para quem decide implementar um sistema de gestão ERP é conseguir mapear os processos da empresa. Dessa forma, é possível garantir a gestão de mudança com a inserção da nova ferramenta e otimizar a rotina corporativa. Dentre os principais pontos que podem ser considerados para realizar o mapeamento, estão:

• fácil identificação dos GAPs ou gargalos de produção;
• redução de possíveis falhas e garantia de uma visão setada para a melhoria contínua (com a sincronização com outras estratégias, como a metodologia PDCA);
• padronização das tarefas realizadas, assegurando uma qualidade no fluxo de produção da empresa;
• indicação do time de responsáveis por cada entrega ou etapa produtiva;
• maior controle e previsão de custos;
• desenvolvimento de um esquema enxuto, transparente e objetivo de papéis e ações necessárias;
• melhor relacionamento com fornecedores, inclusive com fácil identificação de quais são os parceiros ideais para o negócio;
• otimização no valor agregado para a empresa;
• melhor análise das atividades, identificando quais delas têm maior ou menor relevância, garantindo um controle financeiro de excelência e melhoria nos resultados obtidos.

Os passos para fazer o mapeamento de processos para ERP

Para fazer a implantação de sistema de gestão, é essencial entender claramente sobre os processos da empresa. Afinal, existe uma grande variedade de ofertas de ferramentas, mas um grande desafio é escolher uma solução que seja eficiente, evitando novas transições. Lembre-se de que um dos objetivos do sistema ERP será contribuir para a automação, precisão e agilidade de tais procedimentos posteriormente.

Defina o tipo de mapeamento de processos

Existem vários modelos de mapeamento, garantindo a otimização de processos e, consequentemente, a rotina corporativa. Essa escolha acontecerá conforme o foco que você deseja dar nesse raio-x da empresa. Os tipos de mapeamento de processos mais usados são:

• mapeamento de documentos — analisa as documentações, como também o fluxo de caixa, observando entradas e saídas que ocorrem;
• mapeamento de processos de atividades — o foco está nas ações, abrangendo e identificando as atividades com valor agregado e as outras, fazendo essa separação com maior facilidade;
• mapa de processo detalhado — consiste em observar cada uma das etapas existentes no processo produtivo da empresa;
• mapa de processo renderizado — permite uma visão de todo o fluxo atual, além de viabilizar projeções que garantem possibilidades de melhoria.

Determine o que será mapeado

Cada mapeamento realizado necessita de diversas ações e acompanhamentos. Por isso, é muito importante determinar aquilo que é realmente preciso ser mapeado. Uma questão que pode contribuir para confirmar a relevância de tal mapeamento é tentar descobrir os motivos para realizar esse processo, bem como os riscos envolvidos e como se encontra a situação atual.

Várias circunstâncias podem trazer mudanças aos processos de uma empresa. Por exemplo, ao realizar o lançamento de um produto, provavelmente surgirão novas demandas e ciclos. Com isso, o mapeamento pode tornar-se algo praticamente infinito, inviabilizando o mesmo. Para evitar esse tipo de situação, outra questão é avaliar e determinar o que indica o início e o fim do mapeamento.

Tenha uma visão do seu negócio

Igualmente importante de se fazer uma leitura sobre os tipos de processos e qual mapeamento acontecerá é a capacidade de analisar o negócio. O próprio mapeamento em si ajuda a trazer uma compreensão abrangente e, também, detalhada sobre a empresa. Contudo, sem uma visão objetiva será igualmente difícil identificar qual será o recorte do mapeamento.

Destaque os problemas relevantes

Claro que, quando o assunto é otimizar os resultados da empresa, a tendência é que a lista de questões que podem ser olhadas fique bastante longa. Por esse motivo, crie uma lista com todas as demandas que poderiam ser mapeadas e tente observar quais são mais ou menos complexas de serem resolvidas, assim como aquelas que são mais ou menos urgentes. Dessa forma, você consegue entender as prioridades.

Crie um monitoramento para o mapeamento

Ao fazer um mapeamento de processos, é muito importante estabelecer KPIs (indicadores-chave de performance) que serão usados. Eles são relevantes tanto para verificar a eficácia do mapeamento quanto para entender a eficiência das ações realizadas e da própria implementação do mapeamento de processos em si.

Os erros mais comuns na implantação de ERP

Com a aceleração da transformação digital nos últimos anos, o uso de ERP ficou cada vez mais popular. Entretanto, o mau uso da ferramenta, ou simplesmente a falta de conhecimento das funcionalidades de um sistema ERP, pode provocar impactos negativos. Por isso, é importante garantir um planejamento adequado para o processo.

Outro erro comum é achar que a aplicação do ERP está relacionada somente à gerência e deixar de envolver outros funcionários na implantação. Ainda pensando nessa parte, é importante oferecer o treinamento adequado, assegurando que todos estejam capacitados para fazer o uso adequado da ferramenta.

Do ponto de vista técnico, os principais erros que podem influenciar o processo de implementação de um sistema ERP são a falta de análise para a escolha do fornecedor ideal. Além disso, uma questão recorrente é o desconhecimento a respeito das necessidades desse tipo de ferramenta, como a manutenção e o suporte adequados.

O papel da consultoria em ERP na implantação de sistema de gestão

A consultoria em ERP é fundamental para garantir o melhor processo. Afinal, uma empresa séria que oferece esse tipo de solução sabe que é essencial identificar se a ferramenta realmente atende às demandas da empresa que deseja contratá-la. Além de encontrar a solução ideal para o negócio, a consultoria também oferece o suporte de um time profissional e o treinamento adequado para a transição e implementação do sistema.

A implantação de sistema de gestão ERP pode até ser complexa e dar algum trabalho para a empresa durante a sua implantação, mas, certamente, os benefícios que é capaz de oferecer para o seu negócio são muito maiores. Basta estar preparado para a etapa da implantação!

Agora que você já viu quais são os desafios que você vai enfrentar ao implantar um sistema ERP na sua empresa e descobriu, também, como lidar com eles, continue com a visita ao nosso blog. Aproveite e leia o post “Sistema de gestão e tomada de decisão: como um ajuda o outro?”

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