Quais os principais desafios do gerente de projeto na definição do escopo?

Texto: Juliana Nakamura

Os gerentes de projetos devem lidar com diferentes atividades simultaneamente (foto: wutzkohphoto/Shutterstock)

Comparáveis a maestros que precisam fazer com que todos os músicos toquem em harmonia, os gerentes de projetos gerenciam múltiplas atividades simultaneamente. Eles devem garantir que o projeto aconteça de acordo com o escopo, custo e prazo preestabelecidos, se antecipar a ameaças e buscar soluções para manter o fluxo de trabalho livre de gargalos.

No decorrer da rotina desses profissionais, há uma série de entraves que comprometem o sucesso do projeto, desde conflitos entre as equipes, a falhas de comunicação, atrasos e retrabalhos.

Confira a seguir alguns desses problemas e, principalmente, estratégias para minimizá-los.

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1) Falhas na definição de escopo

O escopo funciona como um mapa, que define o que precisa ser feito, a que tempo e com qual custo. Para evitar problemas como o inchaço das atividades e a perda do controle sobre custos e prazos, o gerenciamento do escopo é fundamental.

Cada projeto tem sua complexidade e novos desafios vão constantemente surgindo. Por isso, é necessário ter um escopo bem definido, além de planejar, acompanhar e controlar as alterações e interferências que podem surgir no decorrer do processo

Maria Cecilia Freitas Denadai

“A gestão de projetos é uma atividade muito dinâmica. Cada projeto tem sua complexidade e novos desafios vão constantemente surgindo. Por isso, é necessário ter um escopo bem definido, além de planejar, acompanhar e controlar as alterações e interferências que podem surgir no decorrer do processo”, comenta a arquiteta Maria Cecilia Freitas Denadai, coordenadora de projetos da construtora MBigucci.

2) Baixa produtividade na gestão de equipes internas e terceiras

Quem trabalha com gestão de projetos sabe a dificuldade que é gerenciar equipes. “No contexto atual, no qual até mesmo os times internos trabalham em locais diferentes, garantir que haja uma comunicação eficiente entre as partes é um desafio ainda maior”, destaca Roberta Chicoli, gerente de vendas na e-Construmarket, responsável pela plataforma Construmanager. Ela lembra que, na rotina diária, a dispersão das equipes pode gerar excesso de trocas de e-mails, realização de reuniões desnecessárias e perda de informações importantes. Daí, a importância de dispor de plataformas de gestão que centralizem as ações e agreguem transparência aos processos. “Muitas vezes o gestor recebe os projetos em formatos e com nomenclaturas diferentes e gasta um tempo enorme para unificar e padronizar essa informação”, continua Chicoli.

3) Interoperabilidade dos modelos BIM

O Building Information Modelling consiste em um conjunto de tecnologias e processos integrados para criação, utilização e atualização de modelos digitais de uma construção de modo colaborativo. Quando bem utilizado, ele pode elevar o nível de confiabilidade dos projetos e processos de planejamento, gerando aumento da produtividade e diminuição de custos e de riscos.

Contudo, o uso do BIM impõe alguns desafios à gestão de projetos. “Cada consultor ou projetista desenvolve seu trabalho em um programa específico. Por isso, uma dificuldade é fazer com que todos esses documentos sejam operáveis entre eles”, cita Chicoli. Segundo ela, tal condição torna fundamental que os gestores trabalhem com soluções digitais abertas para visualizar arquivos em diferentes formatos.

4) Falta de informação gerencial

A falta de informações pode levar a consequências que vão desde a tomada de decisões erradas à perda de controle do projeto, passando por estouros em prazos e orçamentos

Roberta Chicoli

Para Maria Cecília Denadai, da construtora MBigucci, outro grande obstáculo na rotina dos gerentes de projetos da cadeia da construção civil é minimizar imprevistos/interferências de forma rápida e assertiva. Para vencer essa dificuldade é fundamental dispor de relatórios que ofereçam informações para subsidiar a tomada de decisão, além de estabelecer uma comunicação clara e constante de todos os envolvidos. “A falta de informações pode levar a consequências que vão desde a tomada de decisões erradas à perda de controle do projeto, passando por estouros em prazos e orçamentos”, comenta Roberta Chicoli.

5) Dificuldade na gestão de prazo

Falhas de compatibilização e de comunicação, assim como erros no desenvolvimento do escopo do projeto são alguns fatores que levam um projeto a ter problemas com o cumprimento do cronograma. Evitar esse transtorno requer abordagens para controlar riscos e soluções de TI que agreguem produtividade e mobilidade às equipes. Alguns exemplos nesse sentido são as plataformas de gestão de projetos e a computação em nuvem. “O gestor precisa de soluções que permitam principalmente a identificação clara de pontos críticos do projeto e ofereça uma baseline de tudo o que foi entregue e o que está pendente”, resume Chicoli.

Colaboração técnica

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