Quais os principais problemas podem ser gerados para uma empresa se houver falhas no processo de compras?

05/01/2022

7 erros no planejamento de compras que podem atrapalhar seus objetivos

As atividades do setor de compras são essenciais para qualquer empresa. Por essa razão, com o passar dos anos, os gestores passaram a enxergar esse setor com uma visão mais estratégica. Assim, organizações que buscam crescimento e que desejam ficar em evidência no mercado devem atentar aos erros no planejamento de compras, de modo a evitar grandes prejuízos.

Melhores aquisições minimizam erros, reduzem custos e produzem resultados expressivos, logo, o ideal é antecipar o planejamento de compras. E para ter sucesso nesse processo, é essencial ter atenção aos erros que podem afetar a operação e comprometer os objetivos e resultados da organização.

Mas você sabe quais são os erros mais comuns que atrapalham o planejamento de compras? Continue a leitura e conheça 7 deles!

1. Realizar compras em quantidades inadequadas

Primeiramente, o planejamento de compras deve atender às necessidades da empresa por um produto ou serviço. Logo, um grande erro é fazer compras em quantidades inadequadas. O fato é que ao identificar todas as demandas, é conduzida uma extensa pesquisa para determinar a quantidade, os requisitos de produção, os custos ideais e o tamanho do produto.

Com as especificidades, o propósito da mercadoria deve ser reconhecido e justificado. A gestão do planejamento de compras deve ser capaz de definir claramente, por exemplo:

• Para que esse item será usado?
• Qual departamento precisa desse item?
• O item é essencial para a conclusão do projeto?

Se o item for justificável, a equipe começa a definir um cronograma de compra, que limita o excesso de estoque, a fim de minimizar os custos de manutenção e aproveitar os descontos sazonais do fornecedor. A programação também deve cumprir a data de vencimento da empresa e permitir um tempo maior para as entregas dos clientes.

2. Não controlar o estoque

Não ter um bom controle de estoque é mais um dos erros no planejamento de compras. O monitoramento correto pode fazer toda a diferença em futuras aquisições. Por isso, também é preciso realizar um inventário de todos os produtos, isto é, um balanço de todos os itens presentes no estoque.

Para tanto, o sistema de controle eletrônico de estoque deve estar, obrigatoriamente, alinhado com o mundo real. Verificações regulares, por exemplo, podem evitar possíveis falhas.

O fato é que dados e informações atualizadas ajudam os outros setores inseridos no processo. Afinal eles são comunicados da forma devida, evitando certos erros, como fazer a negociação de um determinado lote de produto que já não está mais disponível.

É extremamente importante que essa tarefa faça parte da rotina de gestão do setor de compras, a fim de evitar equívocos que podem manchar a imagem do seu negócio diante dos clientes.

3. Fazer a seleção de fornecedores não qualificados

É sabido que fornecedores são elementos essenciais para o sucesso de qualquer empresa. Contudo, é importante que haja muita confiança e ambas as partes se sintam seguras nessa parceria de negócios.

Logo, quando a sua empresa for escolher os seus fornecedores, é preciso se certificar de realizar uma análise criteriosa e bastante coerente de quais atributos são responsáveis pela formação dos melhores parceiros para o seu negócio.

É bastante benéfico reservar um tempo para identificar e conhecer organizações que integrarão seus processos e ajudarão no desenvolvimento da sua operação.

4. Ter muita burocracia na aprovação de pedidos

Para evitar esse tipo de erro é preciso, ao identificar que será necessário um ressuprimento de mercadorias, que a equipe responsável pelo setor de compras entre em contato com o fornecedor e realize a negociação da aquisição dos produtos em falta. Assim, procurando uma melhor forma de atender à demanda.

Mas quando os parâmetros da compra são definidos, é essencial que a burocracia interna não prejudique o roteiro de pedidos e entregas. Lembrando que, apesar de ser necessário ter regras que direcionem todo o plano de compras, é muito decisivo assegurar que os detalhes da transação não sejam burocráticos, atrapalhando a conclusão do processo.

5. Não acompanhar indicadores

No planejamento de compras de uma empresa é essencial acompanhar os indicadores de desempenho. Também chamados KPIs (Key Performance Indicators), eles são ferramentas primordiais para assegurar uma melhor e mais assertiva gestão. Nesse sentido, a falta de acompanhamento de métricas consistentes afeta o setor.

Isso porque este é responsável pelos insumos necessários, que causam impactos em outros setores da empresa. Quando não há controle, os erros e as falhas se repetem continuamente. Lembre-se de nunca negligenciar os balanços e os relatórios do departamento de compras. É essencial integrar e procurar maximizar o desempenho do setor, considerando que uma empresa integra inúmeras áreas interdependentes.

6. Cometer erros na negociação de custos

O que acontece, muitas vezes, no planejamento de compras é aceitar um preço no estado em que se encontra e não negociar o envio ou outros encargos adicionais. Isso é um grande erro. É do interesse de qualquer empresa negociar preços, incluindo custos adicionais, como frete e outras despesas cobradas para adquirir os suprimentos.

O fato é que ter um bom relacionamento com seus fornecedores pode auxiliar na abordagem das negociações de preços, sendo, muitas vezes, complexas. Vale lembrar que não há problema em negociar. Ainda mais com fornecedores de quem você compra regularmente e que deseja continuar fazendo negócios.

7. Não contar com a ajuda da tecnologia

Por último, algumas equipes de vendas dispensam o uso da tecnologia para realizar a gestão de estoque. Hoje em dia, as organizações utilizam vários recursos tecnológicos que asseguram mais praticidade e eficiência para todos os departamentos da empresa.

Ao deixar de utilizar essas ferramentas e se manter em processos manuais e limitados, os processos ficam repetidos, aguardando resultados diferentes. Além disso, o setor de compras fica suscetível a gargalos oriundos de falhas humanas e dados desencontrados. Com isso, há grandes perdas financeiras e as ações estratégicas ficam difíceis de serem realizadas.

Por fim, esses são os principais erros no planejamento de compras de uma empresa. Lembre-se de ter atenção aos processos de compra e investir em tecnologia, a fim de evitar erros e tornar esse setor mais eficiente e com decisões assertivas. Um plano eficiente identificará e definirá expectativas realistas dos produtos, como tempo, custo e qualidade.

Nosso artigo foi útil para você? Então, aproveite e saiba agora como identificar as falhas na gestão de compras e suprimentos.

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