O processo de certificação da iso 9001 possui duas etapas implementação e certificação

Quais etapas você deve verificar na implementação e certificação da ISO 9001 ?

A Jornada rumo a certificação ISO 9001.

Legal, a sua  empresa está consciente que chegou o momento de implementar um sistema de gestão da qualidade (SGQ) baseado no padrão ISO 9001 e se tornar certificado, correto ?

Nesse artigo você irá descobrir quais são as etapas que você irá passar em toda a sua jornada rumo a certificação ISO 9001 e para ajuda-lo(a) eu vou te mostrar aqui as 12 etapas necessárias para que você possa cumprir todos os passos necessários para a sua implementação e para preparar a sua empresa para a tão sonhada certificação.

Então vamos a cada etapa dessa jornada que mudará rumo da sua empresa e da sua carreira.

OS 12 passos rumo a certificação ISO 9001.

Liderança e suporte a gestão

Liderança é uma base fundamental para que um Sistema de Gestão da Qualidade exista e principalmente funcione. Sem liderança e compromisso real da alta direção, a implementação da ISO 9001 provavelmente fracassará. Um sistema de gestão da qualidade segue o princípio de “Top down”, ou seja ele funciona de cima para baixo, portanto tenha em mente que a liderança é uma pedra fundamental de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade e por incrível que pareça é possível aprimorar a sua liderança enquanto se constrói um SGQ e nessa construção você será capaz de desenvolver relacionamentos que certamente fortalecerão a sua Liderança.

Ter clareza quantos aos requisitos

Para assegurar que a sua implementação será um sucesso é necessário você garantir o domínio sobre quais são os requisitos que você deve identificar e gerenciar  para o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Quando eu falo sobre requisitos, estou falando sobre os requisitos dos clientes, estou falando de requisitos estatutários  e todos aqueles requisitos declarados ou não que podem fazer parte também da cultura da sua empresa.

Conheça o seu escopo

O escopo é a delimitação do seu SGQ, é onde estará concentrada toda a energia do seu SGQ. A definição do escopo  ajudará a garantir que você saiba os limites do que precisa ser feito, para que você não inclua áreas da sua empresa que possam desperdiçar a energia de toda a equipe e como consequência não obter o melhor resultado naquilo que é crucial e faz parte do foco do negócio. A ferramenta mais poderosa que você irá utilizar é a carta de propósitos ou a Política da Qualidade, pois nela você firmará o compromisso De onde a empresa quer chegar, porque ela existe e quais serão os valores que nortearão o comportamento das pessoas na busca dos objetivos. Quando você declara o seu grande objetivo (Política da Qualidade) e mentaliza-o através de cada membro time o comportamento das pessoas irá mudar também.

O que você mentaliza o seu corpo irá se esforçar para que aquilo se concretize.

Porém, a Política deve ser parte integrante no dia a dia da empresa e não um mero coadjuvante pendurada em um quadro na parede. Ela deve ser transmitida, debatida, entendida e principalmente praticada.

Construção dos alicerces definindo processos e procedimentos

Assim como uma semente que deve ser plantada e regada para dar frutos e cumprir o seu propósito, com um sistema de gestão da qualidade não é diferente e nessa etapa é construída a base para que o SGQ possua regras, padrões e sinergia entre os processos desde as suas entradas, passando pelo processamento e entregando o valor entregue de cada processo através de suas saídas e nisso estão incluídos os procedimentos obrigatórios definidos pela norma ISO 9001 e também os processos e os procedimentos fundamentais que a própria empresa entenda que são importantes para que ela possa garantir os melhores resultados em que tenham sinergia em relação à qualidade.

Nessa etapa são definidos todos os processos da sua empresa, bem como a sua interação dentro da estrutura organizacional, abrangendo desde a entrada de cada processo até a saída final que é a entrega do produto ou serviço ao cliente, assim como atividades de pós entrega, tais como garantia, sucesso do cliente, pós vendas entre outros.

Hora de fazer acontecer os processos e procedimentos

A maioria dos processos já estão acontecendo na sua empresa, porém nessa etapa é onde você irá adequá-los baseado nos documentos que a sua empresa definiu como padrão e irá ajustá-los baseado nas ocorrências que mais impactam esse processo. Nessa etapa busca-se dar maior fluidez nos processos e ajustar a interação com outros processos buscando torná-los mais eficientes. Além disso você adequara os procedimento obrigatório exigidos pela norma e irá colocá-los em prática.

Não é obrigatório documentar a rotina de todos os processos através  de procedimentos, porém eu acredito ser uma boa prática como ferramenta de reter conhecimento organizacional e padronizar atividades importantes.

Leia esse artigo que esclarece quais são os  Documentação obrigatória exigida pela ISO 9001: 2015.

Desenvolver capacidade e consciência do time

É importante que todos na sua empresa saibam exatamente o que está acontecendo e o que acontecerá na empresa durante todo o processo de certificação e após a certificação.

Todo o seu time de colaboradores devem ser treinados sobre o que é a ISO 9001, como cada um deve colaborar e quais novos procedimentos e ações irão vigorar a partir do momento da implantação.

Nessa etapa é onde são levantadas as necessidade de treinamento ou outra forma de prover competência a cada membro da equipe, após ser identificado o nível de experiência, habilidades necessárias e perfil pessoal desejável para cada função.

Escolha um organismo de certificação

Essa pode ser uma etapa muito importante para a eficácia da sua implementação. O organismo de certificação é a empresa que entrará para auditar seu SGQ e decidir se é compatível com os requisitos da ISO 9001, bem como se é eficaz e está melhorando. É melhor entrevistar vários organismos de certificação para decidir o que é certo para sua empresa. Para obter ajuda, consulte a Lista de perguntas para fazer um Organismo de Certificação antes de contratá-lo.

Operando e avaliando o seu SGQ

Nessa fase você já deverá iniciar a coleta de informações importantes do seu SGQ, pois ele já deverá estar em plena operação e já irão aparecer alguns registros que serão apresentados nas auditorias. Esses registros e informações serão as evidências de que seus processos atendem aos requisitos estabelecidos para cada um deles e que eles estão sendo eficazes e que as melhorias estão sendo realizadas no seu Sistema de Gestão da Qualidade sempre que se faça necessário.

Um SGQ deverá passar por essa etapa, pois baseado nas informações e registros que surgirem é que o organismo de certificação conseguirá fazer a sua verificação prática e pra isso os processos deverão passar por um período de tempo coletando as informações e registros. E será com base nessas informações e registros que será possível verificar a maturidade do SGQ e se ele está conforme.

Realização das auditorias internas

Nessa etapa você deverá fazer uma auditoria interna  que pode ser feita internamente ou por alguma empresa terceirizada. Ela deve ser realizada antes da auditoria inicial do organismo de certificação. Esse é um excelente momento para que você garanta que os processos estejam realizando tudo aquilo que foi planejado.

É um excelente momento para você implementar as ações corretivas necessárias para corrigir as não conformidades encontradas.

Realização da Análise crítica do negócio.

O SGQ deve se basear em dois aspectos muito importantes para a sua melhoria e permanência. O primeiro é que a alta direção apoie a implementação de um sistema de Gestão da Qualidade e o segundo é a manutenção  do SGQ. A alta direção deve analisar criticamente todos os dados obtidos através da atividade do Sistema de Gestão da Qualidade para garantir que os processos desenvolvam plenamente as sua atividade não correndo o risco de ficarem não conformes por escassez de algum recurso , ou seja ela deve dar todo o apoio para que o Sistema de Gestão da Qualidade promova a melhoria continua.

Corrigindo a rota.

Nessa etapa você deverá analisar a causa raiz e propor ações de melhorias, baseado nos problemas encontrados durante as medições, auditorias internas e análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade que foi realizado pela direção. A análise desse conjunto de informações irá gerar saídas dessa análise que deverão ser transformadas em ações para correção buscando atuar na causa primárias dos problemas detectados na análise.

Nessa etapa a transformação começa a ser percebida através de melhores resultados, relacionados a despesas, lucratividade, produtividade e qualidade.

Auditoria de certificação – Coroação dos seus resultados

A auditoria de certificação acontece no momento em que você implementa na totalidade todos os requisitos da Norma ISO 9001 e que o seu Sistema de Gestão da qualidade já está instalado, acontecendo e passando por ajustes tanto para correção de rumos, quanto para a sua melhoria. A auditoria de certificação ocorre em duas fases, sendo a primeira, uma análise da documentação pelos auditores do organismo de certificação que verificam,  se aquilo implementou no papel, atende aos requisitos estabelecidos na norma ISO 9001.

Nessa fase os auditores emitem um relatório de auditoria relatando as conformidades e as não conformidades, onde você poderá adotar ações corretivas para sanar as não conformidades em um tempo hábil.

A segunda fase chamada de auditoria inicial de certificação é a auditoria principal e mais importante, pois nela os auditores do organismo de certificação verificam os registros que você gerou durante a operação dos seus processos e o seu Sistema de Gestão da Qualidade, inclusive os registros das auditorias internas realizadas, análises críticas do sistema de gestão e as ações corretivas. Todo esse processo se dá através de verificação de registros, documentos e entrevistas com as pessoas que realizam cada tarefa.

Ao término dessa fase que normalmente é dimensionada em dias de auditor, baseado na quantidade de funcionário e quantidade de plantas que a organização possui pode variar. Na conclusão dos trabalhos de auditoria o auditor líder emite um relatório final de auditoria, onde baseado em sua amostragem conclui se o SGQ da organização está em conformidade com os requisitos da ISO 9001. O auditor líder fará a recomendação para certificação caso a organização atenda a todos os requisitos.

Caso a organização possua alguma não conformidade, será fundamental tomar uma ação corretiva que o problema seja sanado antes que a certificação seja recomendada.

Portanto, lembre-se

Um bom método, com um passo a passo detalhado poderá ajudar você quando a sua organização decide implementar a ISO 9001. Planeje a implementação do seu SGQ ou busque ajuda de uma consultoria, que conseguirá lhe dar atalhos importantes e fazê-lo economizar bastante tempo e dinheiro.

Caso você queira saber mais sobre a Certificação ISO 9001 clique aqui: Certificação ISO 9001. Se você quiser conhecer mais sobre a certificação ISO 9001 e por que pode lhe ajudar, consulte este artigo: Quais são o benefício de se obter a Certificação ISO 9001 .

Clique aqui para fazer o download do auto diagnóstico ISO 9001:2015 para verificar se você possui alguma etapa implantada na sua empresa e quanto ainda falta para implantar.

Auto diagnóstico ISO 9001

A sua Empresa está muito distante de uma Certificação Internacional baseada na ISO 9001? Com esse Auto Diagnóstico você terá uma boa base para saber o quanto a sua empresa já atende da norma ISO 9001.

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Quais são as etapas de implantação da ISO 9001?

Quais são as etapas do processo de certificação?

Como é o processo de certificação ISO 9001?

Quantos passos são precisos para se atingir a certificação ISO 9001?

Quais são as etapas necessárias para a certificação ISO 9000?

Quais são os tipos de certificação ISO?