Filipe Falci Dolabela Marques | Rodrigo Jos� Resende Engenheiro de Suprimentos | Analista Contábil - Pós-graduados em Engenharia Logística no IETEC Show
RESUMO O papel da tecnologia da informação associada a integração dos processos e tomada de decisões para o sucesso nos negócios no âmbito empresarial é a abordagem principal do presente artigo, o qual busca apontar os benefícios de um sistema de informação integrado a partir da implantação em uma conceituada indústria têxtil. Aborda uma revisão literária contemporânea de vários autores sobre os conceitos, formas, visões e considerações do sistema de informação no campo organizacional. Por meio de pesquisas bibliográficas, busca explanar os benefícios de um software de gestão e como ele contribui na integração e otimização dos processos. Paralelamente, serão relatados fatores críticos que podem levar ao insucesso na sua implantação. Apresenta também, uma pesquisa por modo de observação do atual sistema de informação utilizado na empresa. Conclui-se que o artigo evidenciou os benefícios de implantar e servir-se do software de gestão intitulado como ERP, pressupondo-se uma adequada implantação e do correto uso, pois integra e aperfeiçoa os processos produtivos, subsidia a tomada de decisão, gerando assim possibilidades de melhores resultados. Do mesmo modo, relatou de forma clara os fatores que criteriosamente devem ser observados para que não seja comprometido o sucesso de adoção. Palavras-chaves: Tecnologia da Informação. Sistema de Informação. Planejamento Recursos Empresariais (ERP). Processos de produção. Empresa têxtil. 1 INTRODUÇÃO O mercado atual é caracterizado pelo seu dinamismo e heterogeneidade, no entanto, para auxilio à tomada de decisões, as empresas cada vez mais investem em aquisições de tecnologias que proporcionam integração das informações fidedignas num menor espaço de tempo. Para tanto, os sistemas de informações tornaram-se instrumentos indispensáveis para os Gestores Logísticos que buscam maior segurança, conhecimento, domínio e coerência nos processos da Cadeia de Suprimentos. Dentro deste contexto, referencia-se a Tecnologia da Informação (TI), como uma ferramenta que vem se tornando fundamental para a sobrevivência, continuidade e maturidade das organizações, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Este importante instrumento é imprescindível não só como um recurso tecnológico, mas também como uma solução para o negócio, uma vez que envolve sistematicamente todos os stackholders (OLIVEIRA, 2006). Por tratar de um assunto tão difundido e explorado no mundo organizacional dos vários seguimentos produtivos e autores contemporâneos, busca-se ressaltar a importância do sistema de informação para integração dos processos e de que forma contribui para melhorar os resultados, tais como: controle, interação, comunicação, produtividade, qualidade, otimização e redução de custos. Da mesma forma, aborda de forma atenuante quais são os fatores que devem ser levados em consideração, por exemplo: a cultura organizacional, tempo de aprendizagem, resistência a mudanças, treinamento, custo de implantação, o comprometimento da alta gerência perante a implantação, enfim aspectos que são relevantes para que exista sucesso nos procedimentos envolvidos na adoção de um software de gestão em qualquer tipo de organização. Neste sentido, indaga-se a seguinte questão: Qual o papel de um sistema de informação integrado nos processos de negócios em uma indústria têxtil? E para responder a esta pergunta, o objetivo geral é analisar quais os benefícios da implantação do sistema de informação para os processos produtivos no âmbito organizacional. Como objetivo específico, relatar e aclarar os fatores críticos que podem levar ao insucesso na implantação de sistema ERP (Entreprise Resource Planning). Contextualizando, optou-se por uma pesquisa por modo de observação a partir da análise do atual sistema utilizado na Tecelagem X. 2 SISTEMA DE INFORMAÇÃO Muito antes do surgimento do computador, os sistemas de informações já se baseavam em técnicas de registros, o qual os dados eram catalogados, organizados e arquivados com a finalidade da recuperação de informações, atribuições estas designadas e encontradas na figura do “arquivista”. Aparentemente simples; este método exigia um grande esforço humano para manter os dados atualizados e organizados bem como para recuperá-los. Isso sem mencionar no grau de dificuldade para efetuar o cruzamento de dados e análises das informações (BELLOTTO, 2004). Segundo op. cit. Bellotto (2004), o advento da tecnologia propiciou que os esforços físicos fossem substituídos por softwares específicos capazes de extrair dados, transformando-os em conhecimento e estes em informações. A partir desta nova era do conhecimento, a informação começou a fluir com uma velocidade muito superior aos controles físicos, derivando–se a novas formas controlar, organizar, armazenar e disponibilizar informações para a tomada de decisões. Define-se, então, sistema de informação (S.I) como todo recurso utilizado para prover informações e processamentos de dados destinados para qualquer que seja o uso feito dessa informação, com a finalidade de atender a um dado objetivo no âmbito organizacional (CASSARO, 2003). Um sistema de informação possui vários elementos inter-relacionados que coletam (entradas) manipulam e armazenam (processos), disseminam os dados e informações (saídas), promovendo um resultado (feedback), destinados a tomada de decisões, com objetivo de coordenação e controle de uma organização (LAUDON & LAUDON, 2004). Porém, segundo Batista (2004), filtrar todo esse conjunto de dados, separando apenas aquilo que é relevante, transformando-o em informações de qualidade, pode definir o sucesso ou fracasso empresarial. Neste sentido, Stair (2002) cunhou que, a finalidade principal de um sistema de informação é a de ajudar a organização a atingir seus objetivos, proporcionando aos administradores uma visão de como controlar, organizar e planejar com eficiência e eficácia monitorando o planejamento estratégico e consequentemente melhorando os resultados. De um modo geral, as Informações compõem um dos maiores e mais valiosos ativos da empresa, neste sentido Cassaro (2003) afirma que a empresa que possui um sistema de informação e que mantém o seu pessoal motivado a utilizar destas informações será mais dinâmica, agressiva e atuante, uma vez que as decisões tomadas serão mais acertadas. De acordo com Filho (1994), o uso adequado do sistema de informação proporciona uma combinação estruturada de informações, recursos humanos, tecnologia de informação e práticas de trabalho organizadas de forma a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organização. As vantagens proporcionadas pelo (S.I) são a otimização das operações e maior competitividade. Assim, o propósito de um sistema de informação é coletar, armazenar e difundir informações legitimadas do ambiente de operações, com a finalidade de apoiar funções organizacionais proporcionando, integração, coordenação, controle, análise, acompanhamento, comunicação e visualização do ambiente que os cercam, transformando dados crus em informações úteis para a tomada de decisões, contribuindo para as empresas administrarem seu patrimônio de conhecimento (LAUDON & LAUDON, 2004). 3 ENTREPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Uma importante ferramenta consolidada nas empresas tem a denominação de Entreprise Resource Planning (ERP), em português: Planejamento dos Recursos Empresariais. De acordo com Batista (2004), as organizações tornam-se mais eficientes e eficazes, quando integram as informações para simplificarem os processos por meio de banco de dados centralizado consolidando todas as operações em um único ambiente utilizando-se da ferramenta ERP. Neste sentido, o objetivo do software é colocar a informação de uma única só vez no sistema, permitindo que “todos” utilizem sempre a mesma informação e tenham acessos em tempo real, consequentemente eliminam possíveis erros, uma vez que não é necessário realizar reentradas de dados, com também abolem informações contraditórias, garantindo assim, unicidade e integridade das informações (MARTINS & LAUGENI, 2005). Quando uma empresa decide por empregar-se de um sistema ERP, almeja obter vários benefícios, dentre eles: a integração entre as diversas atividades da cadeia de valor, incremento dos controles nos processos produtivos, melhor utilização e exploração dos recursos tecnológicos, redução dos custos e também o acesso a informação de qualidade para a tomada de decisão. Em contrapartida, ao se implantar, existem desafios e problemas a considerar, tais como: tempo de aprendizagem, resistência a mudanças, custos de implantação, dependência dos fornecedores (SOUZA & ZWICKER, 2000). Para maior conexão entre os processos, o ERP deve ser implantado em todos os departamentos da organização, no qual cada usuário tem suas limitações e recursos por meio de senhas com proteções e seguranças recomendadas a fim de garantir que dados não sejam corrompidos de forma proposital ou acidental. Além desta vantagem, a ferramenta permite a alta direção o acesso a uma grande gama de informações, simplificando o fluxo dos dados e eliminando problemas do tipo coordenação interfuncional, com pouca integração e sem interface (RITZMAN & KRAJEWSKI, 2004). De acordo com Miltello (1990), a adoção de um sistema de informação põe fim aos vários controles paralelos na organização, que normalmente funcionam de forma isolada em vários programas “ilhas”, desta forma, para maior controle nos processos, no módulo ERP todos os dados são contabilizados e processados em um único banco de dados, sendo assim, os processos no
ambiente administrativo, fiscal e estoque tornam-se menos vulneráveis, portanto, tende-se a por fim a informações ilícitas e a “colcha de retalhos”. Nos dias atuais, argumenta-se que é impensável que uma organização funcione sem o uso de um bom software de gestão integrado, sendo que as decisões precisam ser encontradas em um único “órgão” para definir o que produzir (produto), quanto produzir (volume), como produzir (ferramentas) e quando produzir (tempo). Percebe-se facilmente a extensão do problema uma vez que, como a maioria das empresas fabrica mais de um produto, os quais muitas das vezes utilizam um grande número de matérias primas (componentes) para obtenção dos produtos finais, levando-se em conta os estoques disponíveis, as entregas previstas, as compras em andamento, os prazos de entrega juntamente a perspectiva de atrasos nos processos. Nesta conjuntura, praticamente seria impossível uma organização gerir um conjunto de informações sem o auxílio do software (MARTINS & LAUGENI, 2005). Contextualizando sem levantar a polêmica narração de op. cit. Martins & Laugeni (2005), ao citar que: “Muitos (...) chegaram a atrelar o tamanho do almoxarifado ao tamanho da “incompetência” da empresa”; mas, sim, reafirmar a importância da acurácia e do armazenamento adequado dos insumos nos departamentos da organização, estando estes armazenados, estocados e ou em (elaboração) processos, uma vez que os valores dos mesmos refletem diretamente no planejamento financeiro da organização. Estes resultados podem ser alcançados utilizando-se de um ERP, por meio de inventários periodicamente ou anuais, cujo objetivo é apontar e corrigir imediatamente eventuais faltas ou excessos de materiais que irão comprometer toda cadeia produtiva. Além dos departamentos mencionados acima, o uso desta importante ferramenta permite aos usuários da contabilidade maior integração e refinamento das atividades para com os usuários meios da organização, por meio da identificação, análise, interpretação, preparação, mensuração, acumulação e comunicação de informações de forma segura tanto financeira quanto operacional, de como melhor planejar e obter resultados nas práticas e processos organizacionais. Neste sentido, busca-se atender e adequar a legislação às necessidades de funcionamento da gestão do negócio (GIL, 1999). Tratando-se do ambiente externo, de acordo com Ritman & Krajewski (2004), uma vertente importante do ERP é a interoperabilidade, ou seja, a capacidade de um módulo de software de interagir com os demais, permitindo transferências eletrônicas de dados por meio do arquivo XML (eXtensible Markup Language). O XML permite que as empresas estruturem e troquem informações sem que seja necessário reescrever os sistemas existentes. Além desta vantagem, os sistemas torna-se os processos menos onerosos, facilitando, otimizando e compartilhando informações entre as empresas em tempo quase real. Outro ponto que também deve ser observado quando se decide adquirir uma ferramenta de gestão está relatado por Cassaro (2003). Cada vez mais intensamente, nas organizações há contratação de sistemas prontos, “pacotes”, porém, eles trazem grandes problemas: sua inflexibilidade e valor. Inflexibilidade porque nem sempre os desenvolvedores do software aceitam fazer alterações nos programas e valor, por causa do alto custo de adequação. Segundo Haberkorn (2004), um dos fatores de maior relevância para o sucesso do ERP se dá na implantação, ou seja, a metodologia para esta fase consiste em definir e planejar todas as etapas minuciosamente e com cautela. Em seguida, comunicar a todos os departamentos os benefícios que poderão ser alcançados por meio da sua utilização. Estes procedimentos retratam o fator decisivo no sucesso das soluções empresariais. Por tratar-se de “organização” de acordo com Laudon & Laudon (2004), deve-se observar em uma ferramenta de gestão a facilidade e praticidade de uso, pois quanto mais fácil for a sua utilização, melhor será treinar e manter os funcionários atualizados. Por isso o treinamento não pode ser negligenciado. Estudos e relatos demonstram que um fator crítico para o sucesso na implementação de sistema ERP é evitar que o projeto seja tratado como uma ação do departamento de informática. No entanto, a alta direção, os usuários e o gerenciamento de mudanças são “peças” essenciais para uma boa implantação (BERGAMASCHI & REIHARD, 2000; SOUZA & ZWICKER, 2000; SACCOL et al. 2002). No entanto, conhecer bem a cultura da organização na qual esta inserida, fazendo uma análise da estrutura organizacional e dos seus processos com foco na visão do negócio, permitirá não só melhor compreender e entender os requisitos organizacionais que irão interferir na implementação e na aceitação do sistema ERP, mas também, irá promover a sua aceitação (FLEURY, 1997). Por fim, os objetivos da implantação do sistema ERP devem suportar os processos redesenhados da organização e ser algo que garanta a consistência, a confiabilidade e a rapidez na obtenção dos objetivos, bem como na programação dela (HABERKON, 2004). 4 SISTEMA GERENCIAL DA EMPRESA O atual de Sistema de Informação “módulo” utilizado na Tecelagem X foi adquirido no ano de 2000. Nesta época, segundo o responsável pela implantação, o novo software trouxe agilidade, confiabilidade e inovação aos processos nos setores onde se deu a implantação. Porém, hoje para uma real consolidação dos dados gerados nos departamentos onde há software modular é necessária a execução de “interfaces”, ou seja, é preciso efetuar rotinas dentro do próprio software transferindo dados, em seguida é indispensável checar as informações finais geradas, sendo muitas das vezes passíveis de correções (manutenções) e ajustes para obtenção da informação ideal. Com o crescimento e expansão da empresa, tem-se discutido e avaliado a probabilidade de implantação de um controle sistêmico nos departamentos onde não há software modular. Fato é que, nos dias atuais existe uma grande necessidade de um software que contemple todos os dados oriundos do ambiente organizacional em uma única base, proporcionando uma maior integração entre os departamentos e que “todos” sempre que necessário utilizem a mesma informação para afiançar a tomada de decisões. Os controles nos setores produtivos são realizados em Excel, no qual estão ajustados, mas ainda por não haver uma comunicação integrada via Sistema, é necessário digitalizar estes dados para dentro do Software principal, que posteriormente precisam ser processados, ajustados e corrigidos, ocasionando lapso de tempo muito longo para obter as informações. Por estes motivos é que a Organização está discutindo e cogitando a probabilidade de se ter uma Ferramenta de Gestão Integrada, porém após pesquisa de mercado, não se deparou com um software específico para o ramo têxtil que contemplasse os módulos de produção com os seus respectivos controles físicos/financeiro e que os possibilita-se a apuração do custo real de cada produto. Assim, a questão ficou em encontrar uma ferramenta que encaixe nos moldes da empresa e ao mesmo tempo seja customizada ao ponto do investimento ser favorável a sua aquisição, ou então, analisar a possibilidade de incrementação e adequação da atual ferramenta de gestão, visto que de qualquer forma a customização será grande. 5 ANÁLISE DO PROCESSO PRODUTIVO DA EMPRESA Percebe-se que, há uma lacuna das informações entre o processo produtivo e o setor Contábil, uma vez em que a cadeia produtiva é formada por diversas etapas “setups” onde estas mesmas são controladas por conhecimentos empíricos ou controles paralelos (Excel) e que posteriormente são impultados para dentro do Software. Como a Organização procura sempre investir na automação dos processos em função do aumento da sua capacidade produtiva e para isto precisa de informações de qualidade em curto espaço de tempo é notória a necessidade de que a mesma adote uma Ferramenta de Gestão Integrada para alcançar os objetivos planejados. Então, realmente chegou o momento em que não basta apenas que se controle os estoques nas entradas e saídas das matérias primas utilizadas na fabricação dos tecidos, mas sim, faz-se necessário um real acompanhamento e controle das mesmas em todo o processo produtivo, etapa por etapa, proporcionando um melhor aproveitamento da capacidade instalada, bem como a apuração do real custo de cada produto produzido. Não que este trabalho não seja realizado, porém, a questão é quanto tempo gasta-se para se obter estas informações como também a confiabilidade das mesmas. Portanto, os Gestores do Projeto vêm estudando e analisando os tipos de softwares existentes no mercado fazendo uma identidade de qual deles será o mais adequado a Tecelagem X. Para isso, estão sendo realizadas visitas técnicas em empresas do mesmo segmento (têxtil), como também estão sendo avaliados por meio de apresentações outros softwares para que no final deste trabalho cheguem à seguinte conclusão: Substituir o atual Software por um novo, ou se efetivamente termina de implantar o mesmo na organização com um todo e ainda desenvolvam outros módulos necessários. 6 ANÁLISE DE DADOS A partir do conhecimento adquirido e da fundamentação explanada permite-se fazer uma comparação entre os critérios relatados nas bibliografias juntamente as práticas adotadas e confirmados na empresa pesquisada, como por exemplo: - Nos departamentos onde há software, os controles realmente são menos vulneráveis; Em contrapartida, pressupondo que ocorrerá a devida implantação do software de gestão integrado, ele proporcionará um melhor acompanhamento e aprimoramento dos processos intrínsecos da organização, como por exemplo: - A adoção do ERP promoverá uma melhor adequação da gestão do PPCP; Elucidando todo referencial teórico juntamente a pesquisa de observação, percebe-se que são adversas as opiniões dos autores frente à importância de um sistema de gestão integrado nos processos de qualquer organização, independentemente da sua dimensão. Adversas não no sentido contrário, mas, sim, de antever, graduar e enriquecer o valor de uma ferramenta de gestão na aplicação e otimização dos processos produtivos. Diante do conteúdo explorado, há uma unanimidade dos autores em cunhar que a informação de qualidade é o bem mais precioso dentro do ambiente organizacional e que os softwares de gestão são imprescindíveis para obtenção das mesmas. Porém, fica evidente que ambos, separados ou juntos não proporcionam a organização uma adequada direção. É de extrema importância que os administradores para terem sucesso nos seus empreendimentos, vislumbrem que precisam além dos elementos mencionados acima, de uma equipe de colaboradores motivados, treinados e capacitados para utilizar a ferramenta de gestão, inserindo dados no sistema, retirando informações concisas do software, transformando-as em conhecimentos específicos, no tempo ideal para subsidiarem a tomada de decisões e atingir os objetivos planejados. Aclarando ainda mais o referencial teórico é plausível traçar inúmeras vantagens narradas ao adotar um sistema de informação integrado (ERP), desde sua implantação até sua consolidação dos processos, sendo elas: - Proporciona a empresa uma visão mais ampla do planejamento estratégico no ambiente que os cercam; Entretanto, são vários tópicos que criteriosamente precisão ser observados desde a implantação e ao longo dos processos de um sistema de informação integrado: * NA IMPLANTAÇÃO: - Metodologia de implantação
(minuciosamente planejada e com cautela); * AO LONGO DOS PROCESSOS: - Inflexibilidade dos processos, devido aos controles mais rígidos (procedimentos)
no ato de execução; Por fim, conclui-se que este emaranhado todo de informações não apenas preencheu uma lacuna do conhecimento como também foi de extrema importância para enriquecer e autenticar a importância do sistema de informação integrado para a tomada de decisão e aprimoramento nos processos no âmbito organizacional e que o objetivo principal do ERP é proporcionar o monitoramento do sistema de gestão nas organizações. 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS X LIMITAÇOES DA PESQUISA De acordo com a pesquisa bibliográfica foi possível enriquecer o conhecimento no que diz respeito ao assunto: Sistema de informação integrado. Porém, tratando-se da pesquisa de observação, como visto no decorrer do trabalho, a adoção de uma ferramenta de gestão deve ser estudada, testada e aprovada. No entanto, como a Tecelagem X encontra-se nas duas primeiras etapas, ou seja, análises e testes almejo que o presente artigo venha contribuir e nortear os gestores do projeto sobre a ótica dos critérios que podem inviabilizar e naufragar a implantação de um software de gestão, bem como os fatores que contribuem para torná-lo inoperante. Como forma de engrandecimento, almejamos que o presente artigo tenha despertado nos executivos do projeto uma cobiçada vontade em usufruir das vantagens de um software de gestão embasadas e fundamentas no ERP, e que ao final encontrem a melhor solução para a organização, isto é, um sistema de informação que suporte os processos redesenhados pela organização sendo algo que garanta a consistência, a confiabilidade e a rapidez na obtenção dos objetivos adequados às necessidades tanto da alta gerência quanto dos colaboradores que utilizarão deste imprescindível recurso tecnológico.
BATISTA, Emerson de Oliveira. Sistema de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento / Emerson de Oliveira Batista – São Paulo: Saraiva, 2004. BERGAMASCHI, S; REINAHARD, N. (2000) Implementação de sistemas para Gestão Empresarial. Anais do 24º Encontro Anual da ANPAD. BELLOTTO, H. L. O arquivista na sociedade contemporânea. In:______. Arquivos permanecestes: Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro, FGV Editora, 2004. CASSARO, Antonio Carlos. Sistema de Informação para tomada de decisões. Antonio Carlos Cassaro. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. FLEURY, Afonso e Fleury, Maria T. L. Aprendizagem e inovação organizacional: As experiências de Japão, Coréias e Brasil. 2 ed., São Paulo: Atlas, 1997. GIL, Antonio de Loureiro. Sistemas de Informação: Contábil, Financeiro: Antonio de Loureiro Gil. 3 ed. – São Paulo: Atlas, 1999. HABERKON, Ernesto. Gestão Empresarial com ERP. 2. sd. São Paulo: Microsiga, 2004. LAUDON, Jane P. ; Laudon, Kenneth C. Sistemas de informações gerenciais: Adiministrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hal, 2004. MARTINS, Petrônio Garcia. Administração da produção / Petrônio G. Martins, Fernando P. Laugenii. – 2. ed. rev. , aum. e atual. – São Paulo: Saraiva, 2005. MITELLO, K. Quem precisa de um ERP? Info Exame, p. 140, mar. 1999. OLIVEIRA, Alex Cabral de. Inteligência competitiva na Internet. 2. ed. São Paulo: Brasport, 2006. REZENDE, D. Tecnologia da informação integrada à inteligência empresarial. São Paulo: Atlas, 2002. RITZMAN, Larry P. Adminstração da produção e Operações / Larry P. Ritzman, Lee J. Krajewski; Krajewski; tradução Roberto Galman; revisão técnica Carlos Eduardo Mariano da Silva. São Paulo: Person Prentice Hall, 2004. SOUZA, C. A.; ZWICHER, R. (2000). Implementação de Sistemas ERP: um estudo de casos comparados. Anais do 24º encontro Anual da ANPAD. STAIR, Ralph M. REYNOLDS, George W. Princípios de Sistema de Informação: uma abordagem gerencial. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2002. http://www.tecelagemsaogeraldo.com.br/empresa.htm;
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Porque os sistemas de informação são tão importantes para o funcionamento e gestão dos negócios contemporâneos?
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