Quais são as etapas que devem ser incluídas nos sistemas de produção para que eles deixem de ter

De acordo com o PMBOK®, um projeto é:

“Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”

Por ser algo que tem um propósito específico, ele precisa ter elementos bem delimitados antes de ser posto em prática, como o objetivo, tempo e investimento.

Assim, organizá-lo em etapas é um ótimo recurso para compreendê-lo melhor, tendo percepções mais detalhadas do andamento do projeto. A partir disso é possível saber e analisar todo o desenvolvimento, desde o objetivo enquanto ideia até o objetivo concretizado.

Por que é importante entender as etapas em um projeto?

Pensa só: quando você vai ler um livro, existem vários capítulos. Se você ler apenas o primeiro e o último, provavelmente não terá sentido, porque cada uma daquelas partes tinha um adicional lógico importante para a compreensão do desfecho da história.

Trazendo isso para o universo dos projetos, sem uma boa delimitação da sequência de atividades aplicadas, abre-se muita margem para o erro. Ao pular etapas importantes, momentos e processos ficam perdidos e desalinhados da visão inicial, o que compromete diretamente o sucesso do projeto.

Por isso, de acordo com o maior manual de gestão de projetos, PMBOK®, há cinco etapas fundamentais para se desenvolver um bom projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Confira as principais características de cada uma delas:

Quando o assunto é projeto, existem inúmeras possibilidades e caminhos de desenvolvimento. Por isso, apesar de consideremos 5 fases principais, é importante ter em mente que nenhuma delas é fixa, afinal, cada projeto possui particularidades e os processos estipulados sempre irão levá-las em consideração.

Assim, por terem uma descrição bastante genérica, que abre margem às adaptações, geralmente são subdivididas em tópicos menores, porque quanto mais detalhes forem descritos maior o conhecimento e controle acerca do projeto.

1. Iniciação

A primeira etapa, como o próprio nome indica, é a de início do projeto. Aqui, nada foi desenvolvido ainda, tendo apenas a ideia inicial do que pretendemos fazer.

Assim, é o momento para alinhar as possibilidades e definir quesitos básicos do projeto, respondendo a premissas gerais de: O quê? Como? Por quê? Quando?

Esta delimitação é extremamente importante porque servirá de base para todas as outras etapas. Ela é o direcionamento do projeto e, para responder àquelas quatro questões, costumamos definir:

• Objetivo: é a motivação para realizar o projeto, aquilo que será esperado após concluir todas as etapas. Ele normalmente surge a partir da identificação de necessidades dentro da organização, sendo a resolução de algum problema ou uma melhoria específica.
• Gerente do projeto: é quem será o responsável pelo controle e acompanhamento de todos os detalhes. Essa pessoa irá, além de garantir o andamento das ações, comandar as reuniões e apresentações aos stakeholders.
• Prazo estimado: é a data prevista para o encerramento do projeto. Datas de entregas menores também podem ser estipuladas, mas ainda de um modo muito geral, sem muita precisão da real aplicabilidade delas.
• Recursos disponíveis: é o quanto se pretende gastar, tanto em recursos materiais, de dinheiro, quanto em esforço.

Após saber de modo claro o que será feito, vem o momento de medir a viabilidade do projeto. Para isso, é feito um balanço das informações coletadas e analisado se a empresa possui capacidade para realizá-lo. Sendo ele viável, pensamos no retorno que ele trará; isto é, se vale a pena empreender forças para realizá-lo ou não.

Então, com o projeto aprovado, podemos ir para a saída da iniciação: a formulação do TAP, ou termo de abertura do projeto. É um documento oficial que reúne todas essas informações levantadas anteriormente e que vai servir de apoio para os gestores nas etapas seguintes.

2. Planejamento

A iniciação traz todos os elementos base do projeto com uma perspectiva bastante abrangente. Agora, então, é o momento de detalhar tudo o precisará ser feito, definindo atividades, prazos e pessoas de modo pontual.

O planejamento é de extrema importância, porque ele servirá como guia para a execução do projeto. Quanto mais estruturado e coerente for esse processo, maiores às chances de bons resultados.

Segundo o PMBOK®, esta etapa deve conter dez detalhamentos: escopo, cronograma, custos, equipe, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.

É claro que não necessariamente haverá um aprofundamento em cada um destes tópicos, pois, para cada proposta e segmento organizacional o grau de relevância irá variar, mas é interessante considerá-los.

O objetivo dessa etapa, portanto, é gerar o plano do projeto, a partir do qual devemos saber:

• Escopo: trabalho necessário para realizar este projeto.
• Cronograma: é a delimitação das entregas, havendo o ordenamento sequencial das atividades e quem é o responsável por cada uma.
• Custos: quanto precisará ser gasto e para que especificamente o dinheiro será destinado. Ter um aprofundamento neste ponto auxilia na identificação de gargalos e otimização dos recursos.
• Riscos: identificar fatores que podem prejudicar o andamento do projeto. São pontos de atenção que devem ser monitorados e, se ocorrerem, devem ter uma solução traçada rapidamente.

Após descritas estas partes, vem a construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que é uma ferramenta para organização de todos estes dados.

Nela, é possível criar uma aba ampla (com todas as pessoas e recursos envolvidos) e, dentro dela, delimitar qual atividade estará atrelada a qual recurso e responsável. Isso permite uma análise mais completa e um acompanhamento mais real durante a execução.

3. Execução

É a etapa na qual tudo realmente acontece, é tirar as ideias do papel e colocar o plano em ação.

Por ser a parte prática do projeto, a consideramos a mais longa e a que mais demanda recursos. O ideal, aqui, é que apenas houvesse a aplicação do planejamento, mas isso é pouquíssimo provável de acontecer, porque sempre há imprevistos ao aplicar a teoria.

Então, além do que já estava planejado, conforme as atividades vão sendo concluídas, há necessidade de alterações no escopo, datas, custos e demais fatores que mudaram. Assim, ao considerar a execução, devemos incluir atualizações, replanejamentos e ajustes como fatores também primordiais desta fase.

O objetivo da execução, portanto, é concluir as entregas estipuladas ao longo do projeto e, ao final, alcançar a meta definida.

4. Monitoramento e controle

Esta etapa ocorre de modo conjunto com a execução, motivo pelo qual nem sempre é mencionada. Porém, executar e monitorar são coisas distintas e que merecem atenção ao longo da implementação de um projeto.

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios no planejamento, pois, o planejado é o ideal e, quanto mais distante disso, provavelmente mais custoso e ineficiente será o projeto.

Se há um controle frequente, as falhas podem ser identificadas de modo mais rápido e corrigidas com a menor perda possível. Portanto, o acompanhamento das atividades realizadas é fundamental para que o planejamento possa ser cumprido e os resultados desejados efetivamente sejam alcançados.

Algumas métricas específicas podem ser delimitadas de acordo com a organização, mas, no geral, é priorizada a análise do status das atividades e controle de prazos.

5. Encerramento

Muitas empresas consideram a entrega final como o encerramento. Porém essa etapa conta com muito mais elementos, os quais são relevantes não apenas para o projeto em si, mas também para as próximas tomadas de decisão da organização.

Ao final, recomenda-se fazer uma revisão geral do projeto para garantir que tudo que era pretendido foi feito e que nenhum elemento foi perdido no meio dos processos. Além disso, é interessante fazer uma análise dos erros e acertos, pois lições podem ser aprendidas e os processos aprimorados, possibilitando execuções mais assertivas no futuro.

O encerramento de fato só ocorre com o TEP, termo de encerramento do projeto, o qual garantirá a correta documentação das ações e resultados.

Gráficos das fases do projeto

Como mencionado anteriormente, nenhuma dessas etapas é fixa, podendo haver diversas sobreposições ao longo do desenvolvimento.

Assim, ao final de cada saída, recomenda-se fazer uma revisão para confirmar se todo o previsto foi realmente entregue. Aí entram as análises gráficas, que auxiliam a ter uma rápida percepção dos processos e a conexão com seus respectivos resultados.

Dentre os principais, podemos citar: interação dos processos e o nível de custo/pessoas. Ambos se relacionam com a variável temporal, afinal, se a proposta é monitorar o andamento do projeto, isso só poderá ser feito a partir da progressão das atividades. Confira:

Interação dos processos X tempo

Nível de custo/pessoas X tempo

Conforme o projeto vai avançando, é esperado que o nível de interação entre os processos aumente, até que, próximo à conclusão, estes desacelerem novamente. O mesmo ocorre com os custos e pessoas, porque a etapa maior e que demanda mais esforço deve ser a execução.

Assim, ao analisar o gráfico, se algo estiver muito discrepante, com uma curva mais acentuada ou linear, é um sinal de que possíveis riscos estão ocorrendo e soluções precisam ser tomadas para garantir o sucesso do projeto.

Importante! Para delimitar todas essas etapas e ter um ótimo controle sobre os projetos, é fundamental ter um bom gerenciamento.

Se você quiser continuar aprendendo sobre gerenciamento de projetos, confira nosso post exclusivo com 11 boas práticas de gerenciamento de projetos ou aproveite para dar uma olhada em nossa biblioteca de conteúdos!

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