SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS E SUA IMPORTÂNCIA PARA TOMADA DE DECISÕES Show Tiago Anderson Carneiro e Silva Leal (autor) RESUMO – O sistema de informação gerencial vem a ser um fiel aliado ao gestor no processo de tomada de decisão. A forma como dados são processados até ser gerada a informação é que leva ao estudo do SIG, e a informação é de suma importância para que o a decisão seja tomada conforme o ambiente a qual a empresa esta inserida. Este artigo tem como objetivo conceituar o que é o sistema de informação gerencial, mostrando sua importância e benefícios para as empresas que adotam o SIG como diferencial estratégico e como ferramenta fundamental no processo decisório da administração estratégica. Para melhor compreensão do leitor, têm-se casos de empresas que utilizam o SIG para fortalecer seu processo decisório. Palavras-chave: Sistema – Informação – Gerencial – Tomada – Decisão. ABSTRACT – The system of managemental information comes to be a fiduciary office ally to the manager in the process of decision taking. The form as given is processed until being generated the information is that it leads to the study of the SIG, and the information is of utmost importance so that a decision is taken the environment in agreement which the company this inserted one. This article has as objective to appraise what it is the system of managemental information, showing to its importance and benefits for the companies who adopt the strategical SIG as distinguishing and as basic tool rack in the power to decide process of the strategical administration. For better understanding of the reader, cases of companies are had who use the SIG to fortify its power to decide process. Keywords: System – Information – Managemental – Taken – Decision Introdução Um dos maiores desafios dos sistemas de informações é assegurar de forma confiável a qualidade e agilidade da
informação que é imprescindível para as organizações e seus gestores. Tornando-se um diferencial onde o planejamento coleta e seleciona dados, levando ao nível estratégico da organização para transformá-los em informações com alto aproveitamento para a definição de estratégias, planos e metas a se atingir. 1. Dados, Informação e Sistema. É necessário, num primeiro momento, conceituar elementos que norteiam as empresas nos seus negócios. Nesse aspecto, BATISTA (2005, p.20) diz que “do ponto de vista da administração de empresas em concordância com a definição de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: os canais de
informações e as redes de comunicação”. Os canais de informações são de onde as empresas adquirem os dados, já as redes de comunicação direcionam para onde os dados deverão ser direcionados. OLIVEIRA (2001, p. 36) conceitua dado como “qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”. O dado é o nascimento de uma informação, sendo este necessário para que a informação seja aproveitada, pois de nada adianta um dado qualquer que não seja de interesse da organização. No dizer de BATISTA (2005, p. 20) “entende-se dado como tudo que é gerado no dia-a-dia da empresa”. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação dentro da organização, é necessário que os dados se transformem em informação. Na figura abaixo tem-se o modelo de como a empresa pode ser retratada, segundo BATISTA (2005, p. 18): Vários conceitos de informação são encontrados nos livros de administração, os autores que estão preocupados em
trabalhar com informações consistentes o bastante para ser útil ao administrador na sua decisão. Para OLIVEIRA (2001, p. 37): Segundo PADOVEZE (2000, p. 44), o conceito de valor da informação está relacionado com: Os sistemas permitem a empresa de conhecer o seu potencial e o potencial do mercado, fazendo com que a mesma esteja preparada para as adversidades e atuar no meio externo de forma que possa se manter diante da concorrência. 2. Sistemas de Informações O processo de gerar informações para a tomada de decisão, através de dados coletados, processados e transformados, é chamado de sistema de informações. OLIVEIRA (2001, p. 277) define como “o
processo de transformação de dados em informações”. Na definição de O’BRIEN (2004, p. 6) “sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”. Tal definição é visualizada na figura abaixo, onde as pessoas têm recorrido aos sistemas de informações para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamento de informação (software), canais de comunicação (redes) e dados armazenados (recursos de dados). A empresa moderna está sujeita a enfrentar diversas modificações devido ao seu ambiente interno, e principalmente externo. Os gestores precisam cada dia mais do apoio que os sistemas oferecem isso porque estes são confiáveis, ágeis e necessários, desde que bem conduzidos para sua utilização no momento da tomada de decisão. 2.1. Classificação do Sistema de Informação A classificação dos sistemas é de acordo com sua forma e o tipo de retorno esperado pelo gestor para a tomada de decisão. LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 450) “classifica os sistemas de informações em três tipos: os sistemas de informações gerenciais, os sistemas de informações para executivos e os sistemas de apoio à decisão”. BATISTA (2005, p. 35) a utilização dos sistemas de informação é representada conforme a figura abaixo. Tais sistemas têm por objetivo melhorar os resultados da empresa, e não apenas armazenar dados, mas sim gerar informações para a pessoa certa na hora certa. 2.2. Sistemas de Apoio à Decisão Os sistemas de apoio à decisão é uma forma de modelo de dados para tomada de decisões com qualidade e baseadas no mesmo, ou seja, para tomar a decisão certa se baseia na qualidade dos seus dados e a capacidade de filtrar, analisar e descobrir as tendências nas quais podem ser criadas soluções e estratégias de auxílio na tomada de decisão. Para BATISTA (2005, p. 25) conceitua os sistemas de apoio à tomada de decisão, como sistemas de suporte a decisão que “podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisão”. 2.3. Sistemas de Informações para Executivo Os executivos do nível estratégico necessitam obter o maior número de dados possíveis para seu planejamento, ou melhor, para a tomada de decisão de forma que possam ser visualizadas as necessidades da empresa. E ajudam a definir os objetivos a serem
estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. 2.4. Sistemas de Informações Gerenciais O objeto de estudo deste artigo é analisar os sistemas de informações gerenciais, e será constituído de levantamentos do porque utilizar o SIG, sua importância para as organizações, aspectos que fortalecem a tomada de decisão e os benéficos que traz para a organização dando apoio a tomada de decisão. 3. Definições dos Sistemas de Informações Gerenciais OLIVEIRA (2001, p. 39) relaciona diversas definições da expressão de sistemas de informações gerenciais, e destaca algumas que podem ser analisadas, tais como: “é um sistema voltado para coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informação que é usada ou desejada por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades (Ein-Dor e Segev, 1983, p. 14)”. “é um método organizado para prover o executivo de informações passadas, presentes e futuras sobre a operação interna e o ambiente da empresa. E dá suporte às funções de planejamento, controle e operação de uma empresa, fornecendo informação uniforme para assistir a tomada de decisão (Dearden, 1972, p. 92)”. OLIVEIRA (2001, p. 40), com base nas definições dos autores acima, define SIG como “o processo de
transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”. Os sistemas de informações vêm evoluindo ao longo dos anos, pois as organizações sempre tiveram algum tipo de sistema de informação gerencial. Esses sistemas eram muito informais na sua estrutura. Mas hoje, com o surgimento dos computadores de ter a capacidade de processar e condensar quantidades de dados, o sistema de informações gerenciais ganhou destaque tornando-se um processo formal e um campo de estudo. 4. Importância do SIG para as organizações A importância dos sistemas de informações vai além do que poderia considerar somente como coletarem dados e transformá-los em informações. A qualidade da informação é uma característica de tornar produtos e serviços valiosos para a organização. As atribuições abaixo estão em forma de resumo da importância da informação para o gestor da empresa. Dimensão do tempo Dimensão do conteúdo Dimensão da forma Como pode ser visto, a informação sendo bem administrada é um ponto positivo para o gestor nas suas decisões. Quanto mais próximo da informação ele estiver, melhor será o tempo que terá para análise e posterior decisão de determinada situação nos processos da empresa. Gráfico 1 5. Aspectos que fortalecem a tomada de decisão A informação é o insumo mais importante para as tomadas de decisão. Segundo LACOMBE e HEILBORN (2003, p. 450): Esse aspecto fortalece a tomada de decisão e deixa o administrador integrado nos processos dentro da empresa. Não se tem uma forma quantitativa de avaliar o benefício de um sistema de informação gerencial, pois há certa dificuldade em avaliar a melhoria no processo decisório da empresa. Mas há segundo OLIVEIRA (2000, p. 173), uma lista de hipóteses sobre o papel que o SIG traz para a empresa após sua implantação, o que propicia ao gestor um entendimento, ainda que genérico, de sua importância. Com isto, os sistemas de informações gerenciais podem trazer os seguintes benefícios para as empresas: Redução de custos das operações; Um aspecto importante, BIO (1985, p. 45) destaca em que: Podemos visualizar o andamento e o controle das informações na figura abaixo, onde há sintonia e integração de setores dentro da empresa para que os processos sejam realizados. Conforme a figura acima, o controle é feito com base em informações obtidas a partir de dados originários da ação. Isto significa que, a medida que o vendedor completa uma ação de vender, o encarregado de produção inicia uma ordem de produção e requisita os materiais correspondentes, o cobrador traz ao fim do dia tantas duplicatas quitadas, enfim ocorrem milhares de ações, os dados correspondentes a estas ações são captados pelo sistema de informação e traduzidos em informação sobre quanto foi vendido, quanto está custando a produção, quanto se consumiu do estoque de matérias-primas, quanto foi recebido dos clientes, etc. 6. Benefícios que o SIG traz para a organização dando apoio a tomada de decisão. O processo de tomada de decisão é a essência da administração, e consiste na busca e no caminho a ser perseguido e que seja viável, propiciando o melhor resultado final. OLIVEIRA (2001, p. 146): O processo decisório pode ser o sucesso da empresa quando da sua tomada de decisão correta e as fases deste processo, segundo OLIVEIRA (2001, p. 147), são: Seguindo essas fases, a empresa terá como benefício à informação gerada de forma analítica e bem estabelecida pelo gestor. SILVA (2002, p. 337) destaca que “a informação flui vertical e horizontalmente dentro de uma organização, para facilitar a tomada de decisão e a solução de problemas”. Para SILVA (2002, p. 342): Essa ênfase do planejamento estratégico é para que fique evidente no processo de tomada de decisão, os benefícios que o SIG
proporciona para a empresa. BENEFÍCIOS ATUAÇÃO DO SIG Para O’BRIEN (2004, p. 56), destaca-se o benefício da: No quadro abaixo se têm exemplos de benefícios dos sistemas de informações gerenciais em apoio a atividades de nível estratégico, tático e operacional. Tipo de uso O sucesso de uma tomada de decisão está nas informações que chegam para o gestor, portanto, uma empresa que possua um sistema de informações gerenciais confiável, ágil, e eficiente, está em uma posição mais elevada que muitos dos seus concorrentes. 7. Tomada de decisão A tomada
de decisão esta presente em todas as funções do administrador, e através delas podemos: planejar, organizar, coordenar e controlar. Os sistemas de informações são utilizados pelo gestor para apoiar a tomada de decisão de forma eficiente e racional, podendo antecipar o futuro e reduzir riscos de incerteza. O processo de tomada de decisão esta diretamente ligado ao potencial informativo do sistema de informações que a empresa utiliza, sendo este o gerador de informações de auxilio para o gestor; 8. Empresas e os Sistemas de Informações A seguir será demonstrado um levantamento referente a empresas que adotaram os sistemas de informações e obtiveram resultados expressivos. 8.1 International Rectifier, Blair e Pillsbury: análise de negócios para apoio à decisão Na International Rectifier Corp., uma produtora de semicondutores de controle de energia sediada na Califórnia, o gerente de análise financeira, Doug Burke, informa que o software Essbase da Hyperion Solutions possibilitou à companhia “afastar-se um pouco mais de nosso (sistema de médio porte) IBM AS/400” e, assim, extrair e analisar dados de vendas quase de graça. Burke esperava maiores reduções de custo depois de algumas semanas, quando fosse instalada a versão 6.1 do Essbase, com atributos que permitissem aos usuários uma análise dinâmica de dados, cruzados com dimensões adicionais (como as áreas de vendas), sem precisar armazenar aqueles cálculos e, em conseqüência, aumentar o tamanho do banco de dados. A International Rectifier decidiu utilizar o Essbase não apenas com o objetivo de reduzir os custos e o tempo que leva para coletar dados, mas também para padronizar a forma como os dados são agrupados a fim de melhorar a tomada de decisão. “Gostem de números ou não, todas as pessoas concordam com eles e podem se concentrar mais na análise dos dados do que em sua coleta”, explica Burke. 8.2 Pepsi Corporation A PepsiCo e a Sedgwick James, Inc., a segunda maior corretora de seguros do mundo, desenvolveram um DDS de administração de riscos para ajudar a minimizar as perdas da PepsiCo derivadas de acidentes, roubos e outras causas. A seguradora utiliza o sistema INFORM de administração de riscos que combina o poder analítico de modelagem de apoio à decisão do Focus com as possibilidades de análise gráfica da Focus/EIS para Windows. Em decorrência disso, os gerentes da PepsiCo em todos os níveis podem localizar tendências críticas, desagregar em busca de informações de backup, identificar problemas potenciais e planejar maneiras de minimizar riscos e maximizar lucros, o que facilita a tomada de decisão. 8.3 Procter & Gamble No ano de 1996, quando portal era apenas o nome composto de uma porta, a divisão de TI da Procter e Gamble Co. começou a desenvolver um sistema rudimentar para compartilhar documentos e informações na intranet da empresa. Enquanto as demandas de usuários e o número de páginas de rede apoiados pelo sistema cresciam, a equipe de TI ampliava o escopo deste catálogo de conhecimento global. O grande sistema é um imenso banco de informações que
permite a todos os 97.000 funcionarios da Procter & Gamble em todo o mundo de encontrarem informações específicas para suas necessidades. Considerações Finais As empresas encontram-se em um ambiente competitivo e acirrado, em busca de novos clientes, de novos produtos e de reduzir custos operacionais. Ao decorrer dos anos são criados métodos que ajudam ao gestor tomar decisões para o melhor andamento da organização, sendo que nas últimas décadas os sistemas de informação foram essenciais para auxiliar o gestor neste processo decisório. Os sistemas de informações são classificados
em: gerenciais, de apoio à decisão e para executivos. Estes têm o objetivo de aproximar o gestor das situações que a empresa estar sujeita no seu ambiente, sendo que o sistema de informações gerenciais pode ser considerado o agrupamento dos demais, por ter como finalidade o processamento dos dados em informações para o gestor no desempenho de suas atividades. Referências BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação: um enfoque empresarial. 1. ed. – São Paulo: Atlas. 1985. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, Processo e Prática. 3. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2000. FERRARI, Roberto. Captado em 20 de outubro de 2008 as 14:30h <http://www2.dc.ufscar.br/~ferrari/viagem/cap1.html> GIL, Antônio de Loureiro. Sistema de Informações Contábil/Financeiros. 3. ed. – São Paulo: Atlas, 1999. LACOMBE, Francisco J. M. e HEILBORN, Gilberto L. J. Administração princípios e tendências. 1. ed. – São Paulo : Saraiva, 2003. LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informação. 4. ed. LTC: Rio de Janeiro,1999. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas de informações gerenciais. 7. ed. – São Paulo: Atlas, 2001. OLIVEIRA, Jair Figueiredo. Sistema de Informação: um enfoque gerencial inserido no contexto empresarial e tecnológico. 1. ed. – São Paulo: Érica, 2000. O’Brien, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da internet. 2. ed. – São Paulo: Saraiva, 2004. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque e sistemas de informação contábil. 3. ed. – São Paulo: Atlas, 2000. REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. 1. ed. – São Paulo: Atlas, 2000. SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teoria da Administração. 1. ed. – São Paulo: Pioneira Thomson Leraning, 2002. STAIR, Ralph M. Princípios de sistemas de informação. 2. ed. – Rio de Janeiro: LTC, 1998. Qual a principal aplicação dos sistemas de informações gerenciais O SIG?O objetivo do uso do SIG, Sistema de Informação Gerencial, é facilitar a gestão da empresa como um todo. Parece um desafio e tanto, e realmente é! Entretanto, em uma realidade como a que vivemos hoje, ter o domínio de diferentes informações e saber analisar dados coloca a sua empresa em uma posição privilegiada.
Quais as principais aplicações dos sistemas de informações gerenciais nas empresas?A utilização de sistemas de informações gerenciais, por meio da Internet, permite o acompanhamento das ações organizacionais, bem como a integração entre os vários níveis de tomadas de decisões, além de facilitar o compartilhamento da informação, otimizando o desempenho organizacional.
O que é SIG em sistema de informação gerencial?O sistema de informação gerencial, também conhecido como SIG, é um sistema digital que consegue reunir ferramentas, processos, documentos, pessoas e informações necessárias para a administração de uma empresa.
O que é SIG em sistema de informação?SIG: Representa um conjunto de programas, equipamentos, metodologias, dados e pessoas (usuário), perfeitamente integrados. O que torna possível coletar, armazenar, processar e analisar dados georreferenciados. Bem como a produção de informação derivada de sua aplicação.
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