Qual dimensão do gerenciamento de serviço considera os fluxos de trabalho e controles necessários para entregar os serviços?

Em vez de ler, que tal ouvir?

É comum encontrarmos problemas com as entregas quando analisamos a distribuição logística das empresas. Os motivos são variados, mas todos podem ser evitados para que o processo se torne mais eficiente.

Seja por falhas na gestão de entradas e saídas de mercadorias ou falta de monitoramento e controle de devoluções, a entrega engloba diversos desafios que podem ser superados.

De acordo com o que se considera um processo de entrega eficiente — aquele que busca sempre a redução de tempo nas rotas, o controle dos motoristas e a roteirização inteligente —, listamos as características que sua empresa deve perseguir se quiser ter sucesso nessa etapa. Confira!

O que é distribuição logística?

A distribuição logística é responsável pela entrega final feita para o cliente. Ou seja, trata-se de uma atividade que engloba todos os processos necessários para separar os produtos em estoque, organizá-los e entregá-los ao consumidor, ou ao varejista, no caso do atacado distribuidor.

Diferente dos processos de logística internos, os de distribuição possuem um contato direto com o cliente – impactando na satisfação dos consumidores. O prazo, a integridade dos produtos e o momento da entrega do ítem nas mãos do cliente compõem a experiência fornecida pela sua empresa.

Imagine que você compre um produto em uma loja virtual. A expectativa é sempre receber o produto em sua casa dentro do prazo prometido e em boas condições, certo? Do outro lado dessa relação está o processo de distribuição logística – que reúne os esforços para que isso realmente aconteça.

Fluxo ideal da distribuição logística

A logística de distribuição é composta de diversas rotinas, que formam um fluxo de processos. Veja quais são as etapas que formam um fluxo ideal:

1. Compra das mercadorias

Todo o processo inicia com a compra de mercadorias de uma indústria. Ou, para as indústrias, com a produção das mercadorias. Esse é o passo inicial para compor um estoque capaz de atender aos pedidos que serão realizados pelos consumidores.

Quanto a isso, vale ficar atento à importância de manter relacionamento com bons fornecedores. Primeiramente, é interessante contar com mais de um parceiro. Afinal, em qualquer eventualidade, você terá a garantia de que os produtos continuarão a chegar em sua empresa.

Em segundo lugar, é preciso certificar-se de que os preços dos lotes de produtos adquiridos permanecerão competitivos. Isso porque no atacado distribuidor as margens de lucro costumam ser baixas. Logo, qualquer pequena distorção em termos de custos pode representar um risco para a operação financeira de seu negócio.

2. Armazenagem das mercadorias

Com as mercadorias prontas dentro da sua empresa, é preciso armazená-las corretamente até o momento em que elas serão movidas novamente. Para isso, você pode seguir algumas boas práticas de organização do armazém:

• Planeje o local de armazenamento das mercadorias com sabedoria – considerando as características físicas (tamanho, peso, formato) e o giro de estoque de cada produto.
• Adote uma codificação por cores para facilitar a identificação das áreas destinadas para cada mercadoria.
• Mantenha os produtos mais vendidos próximos das áreas de embalagem e envio – diminuindo a necessidade de movimentação dessas mercadorias dentro da empresa.
• Crie um sistema eficiente de classificação dos produtos para facilitar a sua organização e o processo de busca.
• Faça uso do espaço vertical do seu armazém para aumentar a capacidade de armazenamento.
• Tenha uma área destinada para os equipamentos (como empilhadeiras e carrinhos de coleta) para que eles não atrapalhem quando não estiverem em uso.

3. Recebimento de pedido

Você fechou uma venda? Ótimo! Agora é o momento de processar o pedido e organizar as mercadorias para o envio. Quanto mais rápido for esse processamento, antes você conseguirá enviar o pedido do seu cliente.

4. Separação

É nesse momento que ocorre a separação dos itens do pedido recebido – que podem incluir produtos espalhados por locais diferentes do armazém. Se você possui um sistema de armazenamento organizado, o processo se torna mais rápido e simples.

Um sistema de informações, por exemplo, é fundamental para inventariar os itens em estoque. Com essa ferramenta, você pode registrar qual a posição dos lotes de produtos no armazém, facilitando a separação e consultas por volumes de itens.

5. Roteirização das cargas

Esse processo é baseado na criação da rota dos pedidos separados de acordo com os trajetos, posição dos clientes, uso do espaço do veículo, economia de combustível, entre outros fatores.

Ao ter uma visão global de cada pedido, os gestores do atacado distribuidor saberão exatamente quais os custos envolvidos com transporte. Isso é indispensável para garantir uma precificação adequada dos produtos.

Trata-se, portanto, de uma atividade fundamental para minimizar os custos da distribuição logística e garantir uma entrega no menor tempo possível.

Assista ao vídeo abaixo e confira quais são os principais erros de roteirização!

6. Montagem da carga

Com os produtos separados e as rotas planejadas, você está pronto para montar a carga. Ou seja, é o momento de organizar os pedidos que vão no caminhão e prepará-los para que possam sair da empresa em direção os clientes.

Neste processo, a etiquetagem das caixas será de grande ajuda para coordenar o trabalho de seus funcionários. A partir dessa organização, eles poderão visualizar as características dos produtos em trânsito, seu destino, condições de armazenamento, entre outras informações relevantes para a montagem da carga.

7. Entrega das mercadorias aos clientes

Se todo o processo de distribuição logística funcionar com eficiência, os produtos serão entregues dentro do prazo combinado e em ótimas condições.

Mas, vale lembrar, mais uma vez, que imprevistos acontecem. E na hipótese de haver um produto extraviado ou entregue no destino errado, a etiquetagem será de grande ajuda.

Com a identificação do volume entregue, é simples conhecer qual era o seu destino original e desfazer o equívoco, minimizando os impactos negativos junto ao cliente.

8. Retorno para o armazém

Por fim, há as trocas e devoluções. Nesses casos, é necessário levar os produtos de volta para a sua empresa e reprocessar a entrega.

O que fazer para melhorar o fluxo de distribuição logística mais produtivo?

Agora que você já conhece o fluxo ideal de processos, veremos uma série de dicas que podem ajudá-lo a melhorar a distribuição logística na sua empresa.

1. Melhore a gestão de entregas com uma visão por níveis e em tempo real

A gestão da entrega deve ser focada na responsabilidade específica de cada um dos níveis. Ou seja, se para o dono da empresa é importante saber das entregas que estão no prazo estabelecido e sem ocorrências, para o gerente de logística é mais importante o acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista.

Essa visão geral por nível ajuda na tomada de decisões mais rápida e efetiva. A visualização do status da entrega, atrasos, paradas não programadas e até devolução de mercadoria podem munir a central com informações para atuar e reverter os problemas rapidamente.

Na distribuição logística, temos três níveis principais que enxergam a operação de um ângulo diferente, e por isso necessitam de dados distintos. São eles:

1º Estratégico

• Informações com conceitos de OTIF, indicador de desempenho usado para monitorar a qualidade de entrega de produtos e serviços;
• Indicador de quantidade, valor, peso e clientes envolvidos em devoluções;
• Entregas já efetuadas;
• Informações de produtividade e o tempo médio de entrega (SLA e TMA).

Ouça o MáximaCast e descubra como a tecnologia de entrega ajuda na redução de SLA e TMA

2º Tático operacional

• Visão de todas as fases dos pedidos, com informações de quantidade de pedidos, valor, peso, cubagem, clientes envolvidos em cada etapa do processo;
• Acompanhamento em tempo real da evolução das entregas de cada motorista;
• Análise de status dos pedidos por período.

3º Operacional

• Listagem dos clientes;
• Quantidade de notas;
• Valor e tempo de atraso das entregas que estão com o SLA estourado.

2. Invista em um sistema ERP

Os processos de logística de distribuição também podem ser otimizados quando estruturados com o auxílio de um sistema ERP. Com essa ferramenta, os gestores passam a ter uma visão global das principais interfaces do negócio, incluindo estoque, transporte e atendimento.

Com algumas funcionalidades específicas, como as oferecidas por um WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém), é possível aprimorar os fluxos de distribuição e logística. A mesma função também permite integrar áreas e processos, como compras, vendas, expedição, estoque, faturamento e comissões.

Esses softwares viabilizam, ainda, que você reúna informações sobre seus clientes, integrando-se até mesmo com lojas virtuais. Os dados gerados podem ser utilizados de maneira estratégica em suas ações de marketing e vendas, algo indispensável para o sucesso de iniciativas nessas áreas.

3. Conte com um dashboard de gestão

Já imaginou monitorar todas as informações referentes aos processos de distribuição e logística em um só lugar e em tempo real? Saiba que essa é mais uma vantagem de contar um sistema de informações moderno.

O dashboard é a funcionalidade que permite visualização de todo o fluxo — presente em sistemas ERP. Com esse recurso, os gestores podem disparar medidas corretivas em poucos minutos na observância de qualquer erro ou inconsistência, impedindo problemas na distribuição que afetariam toda a cadeia logística e o relacionamento com seus clientes.

4. Agilize as entregas com a roteirização das cargas

Para que uma entrega seja, no mínimo, satisfatória, os produtos corretos devem ser entregues no prazo e em perfeito estado. Por isso, entregar mais rápido e em rotas bem definidas é um diferencial para qualquer distribuidora, já que, assim, é possível manter seus preços competitivos e conquistar mais clientes.

E entregar mais rápido exige uma otimização do processo, que inclui a roteirização de entregas inteligente. Ela nada mais é que um itinerário ou roteiro que tem por objetivo a redução do tempo, da distância percorrida e dos custos operacionais logísticos.

Embora há quem faça esse roteiro manualmente, um sistema roteirizador pode facilitar e melhorar bastante sua elaboração. Em vez de passar horas montando um “quebra-cabeças” para encaixar todas as entregas, o gestor pode utilizar um sistema que consiga otimizar a programação delas, levando em conta informações relevantes para o negócio, como os locais de destino e a distância entre cada um.

5. Aumente o controle das devoluções para evitar prejuízos

Quando um varejista recusa uma entrega, o prejuízo pode ir além do financeiro, por isso, o ideal é evitar que os produtos retornem ao centro de distribuição. Para diminuir as chances de devolução de mercadoria, é preciso ter um controle e uma política de devoluções eficazes.

Sua equipe deve saber o que fazer caso encontre alguma avaria no lote (embalagens rompidas ou faltantes, por exemplo) ou quando o varejista recusa a mercadoria por outro motivo. Também é recomendado que a equipe aponte a devolução no momento em que ela está acontecendo, para que o gestor consiga atuar simultaneamente e negociar, a fim de reverter a situação.

Veja como reduzir os prejuízos com as avarias e devoluções de mercadorias com o MáximaCast #78

Quais são os desafios a serem vencidos para tornar a distribuição logística mais eficiente?

A gestão logística é uma parte da gestão da cadeia de suprimentos cuja função é planejar, implementar e controlar o fluxo e o armazenamento de mercadorias para atender às necessidades do cliente.

O gerenciamento efetivo de logística é um fator básico no sucesso das operações de qualquer empresa, e tem um impacto direto em seus resultados. À medida que o volume de carga cresce e o transporte se torna mais complicado, a necessidade de aprimorar os processos envolvidos aumenta significativamente.

No setor de distribuição, uma boa gestão logística é fundamental, pois o fluxo de trabalho é grande e contínuo, o que torna a necessidade de um controle mais efetivo um desafio constante.

Os gestores desse segmento estão o tempo todo sob pressão para equilibrar o controle de custos e a eficiência nas entregas aos clientes, bem como otimizar a carga de trabalho dos colaboradores e acompanhar métricas e indicadores de desempenho.

A boa notícia é que a tecnologia tem ajudado as empresas do ramo a simplificarem sua gestão logística. Já há no mercado inúmeras ferramentas que absorvem a maior parte das rotinas burocráticas e liberam tempo para que gestores, analistas, assistentes e até operadores possam ter uma atuação mais estratégica e analítica.

É por isso que cresce a cada dia o número de empresas que optam pela automatização de processos. Elas estão em busca da diminuição dos erros humanos, da padronização de atividades e da elevação de seus resultados operacionais e mercadológicos.

Se olhamos para os processos que envolvem o controle das entregas, por exemplo, tão importante no dia a dia das empresas de distribuição, vemos que o desafio é ainda maior. Entretanto, com base nas práticas que vimos e um bom uso das ferramentas tecnológicas que estão à disposição, você pode tornar os processos de distribuição logística mais simples e efetivos.

A gestão da distribuição logística já é vista como um valor para o negócio?

Como vimos, a distribuição logística é uma cadeia complexa, mas que pode ser monitorada, mensurada e, por isso, melhorada. O processo de entrega faz parte dessa cadeia e tem papel importante no todo.

Atender à demanda do cliente e fornecer um serviço superior é um dos benefícios mais importantes do bom gerenciamento de logística. Os consumidores exigem uma melhor entrega, e isso tem efeitos ondulatórios na cadeia de fornecimento, criando a necessidade de os expedidores prestarem um serviço rápido, preciso e de qualidade. Nesse sentido, a gestão de logística é responsável por satisfazer as demandas dos clientes.

O gerenciamento eficiente da logística de distribuição também é importante para criar visibilidade na cadeia de suprimentos da empresa. Ele impulsiona o aumento de receita à medida em que proporciona um atendimento aprimorado ao cliente, o que pode trazer uma boa reputação à marca e gerar mais negócios, ao mesmo tempo em que cria oportunidades para reduzir os custos nas operações.

Assim, é correto afirmarmos que a boa gestão da distribuição logística dará à sua empresa o controle sobre o frete de entrada, manterá os estoques em bons níveis, organizará o fluxo reverso de mercadorias e utilizará os movimentos de frete nos modos de transporte adequados — que podem reduzir custos significativamente.

Como está a gestão da distribuição logística no seu empreendimento? Gostou das nossas dicas? Aproveite e conheça as soluções da MaximaTech em logística de entregas.

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Especialista em logística para o atacado distribuidor com 14 anos de atuação na área e apaixonado por reduzir o custo logístico dos clientes Máxima.

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