Qual ferramenta da qualidade utilizar para realizar o gerenciamento de rotina?

Muitos profissionais e colaboradores têm dificuldades em fazer uma boa gestão de tempo e produtividade. Esse problema comum gera prejuízos no trabalho, além de aumento do estresse por conta da sensação de sobrecarga e pressão do prazo — o que por sua vez podem virar uma bola de neve e refletirem negativamente na qualidade do serviço. 

Mas, existem algumas soluções que podem ajudar a diminuir esse problema, facilitando a gestão de tempo e produtividade de profissionais e empresas.

Neste artigo saiba como melhorar sua produtividade pessoal e a da empresa ao adotar essas 5 ferramentas: 

Gestão de Tempo e Produtividade: fundamental na atualidade

A rotina moderna tem suas vantagens, assim como desvantagens. Ao mesmo tempo que tudo parece ter se tornado mais rápido e prático, a sensação de que não há horas o suficiente no dia para realizar todas as tarefas é sentida por profissionais das mais diferentes áreas. Essa correria pode acabar gerando estresse e desgaste no trabalho, impactando negativamente tanto a qualidade de suas atividades, quanto sua produtividade. 

Mesmo os profissionais mais disciplinados podem ter dificuldades, ainda mais quando a rotina é alterada — como a implementação do trabalho remoto, por exemplo —, desorganizando temporariamente seu fluxo de tarefas.

Em um mundo de tantas distrações e compromissos, como é possível se organizar, sabendo aproveitar o tempo disponível para realizar o maior número de tarefas? Felizmente é possível seguir algumas dicas e ferramentas simples para solucionar esse dilema e fazer um melhor gerenciamento de suas demandas.

5 Ferramentas de Gestão de Tempo e Produtividade

Existem diversos métodos que podem ajudar os profissionais e colaboradores a organizar melhor sua rotina, descobrindo o que priorizar e como usar o tempo a seu favor. As metodologias a seguir são fáceis de serem implementadas, independentemente do projeto e do contexto profissional. 

Confira agora 5 ferramentas de gestão de tempo e produtividade para adotar no seu trabalho e empresa: 

1- Kanban

O primeiro método é simples, porém bastante útil para visualizar as tarefas que precisam ser cumpridas e o seu andamento. O Kanban é um sistema feito para organizar as atividades, categorizando-as por sua prioridade e estado de progresso. 

Em um quadro, software específico ou qualquer outro material que permita, deve-se desenhar três colunas:

• Para fazer;
• Em andamento;
• Concluído.

Cada coluna deve ser preenchida com as tarefas que precisam ser executadas naquele período, de acordo com o nível de prioridade de cada ação e, claro, seu andamento. A Metodologia Kanban facilita a visualização de todos os compromissos, evitando esquecimentos e aumentando o controle das demandas, ajudando a administrar melhor as atividades. 

Além de prática, essa metodologia é bastante democrática, podendo ser adotada em qualquer projeto e contexto, não importa a área de trabalho, e por qualquer pessoa.

2- SMART 

Uma das formas de ter maior controle do tempo e produtividade é sabendo definir com eficiência os seus objetivos, evitando gastar esforços com aquilo que não vai gerar tanto valor assim. 

O Método S.M.A.R.T foi desenvolvido para definir metas e organizar as atividades, de forma a saber o que é prioritário e irá trazer resultados mais tarde. 

Para se definir uma meta, de acordo com a metodologia, ela precisa ser: 

• S — Specific / Específica
• M — Measurable / Mensurável
• A — Attainable / Alcançável
• R — Relevant / Relevante
• T — Time Based / Temporal (Ter um Prazo de Realização)

Essa ferramenta ajuda a enxergar o que realmente irá trazer resultados, além de facilitar a organização das prioridades e das tarefas que precisam ser concluídas, impactando assim a produtividade e qualidade do trabalho. 

3- Metodologia GTD — Getting Things Done

Outro método que ajuda na definição das tarefas, além de fortalecer o foco e a confiança dos profissionais, é a metodologia GTD. Essa ferramenta, divulgada no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, possibilita identificar as demandas que são mais importantes e organizá-las de forma clara, contribuindo também para reduzir a sensação de sobrecarga e estresse com tantas atividades. 

Em resumo, o GTD consiste em 5 etapas: 

1. Capturar
2. Esclarecer
3. Organizar
4. Refletir 
5. Engajar

Desta forma, quem adota essa metodologia pode administrar melhor suas demandas e prioridades, evitando o estresse de sentir-se improdutivo ou desorganizado. 

4- Pomodoro

Outra ferramenta que ganhou fama com um livro, a obra A Técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo, traz outra opção de gerenciamento de tempo. Esse método foi criado pelo autor na época de faculdade, enquanto tinha que lidar com todas as demandas e se concentrar em seus estudos. 

O método Pomodoro traz um ciclo produtivo: a pessoa foca em suas tarefas durante 25 minutos e, após esse tempo, pode descansar por 5. Quando se completa uma hora e meia ou duas horas, o intervalo de descanso é de 15 a 30 minutos.

Assim, essa técnica ajuda a pessoa a colocar toda sua concentração em um determinado período de tempo, considerando também a necessidade de se fazer uma pausa — o que contribui para reduzir o estresse e dar mais fôlego ao voltar a trabalhar, aumentando até mesmo sua motivação.  

5- Softwares

A tecnologia trouxe uma série de facilidades às pessoas. Atualmente existem vários softwares, até gratuitos, voltados a gestão de tempo e produtividade, ajudando na organização da vida pessoal e profissional. 

Ferramentas como o Trello, Runrun.it, Pipefy, Heflo podem ser adotadas, seja individualmente ou pela empresa no geral, para ajudar os profissionais a administrar suas demandas e projetos, além de possibilitarem a realização de outras operações importantes para a rotina. 

Desta forma, é mais fácil identificar as tarefas pendentes e conseguir fazer uma melhor gestão do tempo para ser mais produtivo — tudo com a praticidade das soluções digitais. 

Como Aumentar a Produtividade

Todas essas ferramentas podem contribuir em uma melhor gestão das demandas, consequentemente ajudando profissionais e funcionários a produzirem mais com o tempo que lhes é disponível. 

No entanto, existem outros fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas. 

Perguntas Frequentes:

Quais são as 5 Ferramentas de Gestão de Tempo e Produtividade?

1- Kanban
2- SMART 
3- Metodologia GTD 
4- Pomodoro
5- Softwares

Como Aumentar a Produtividade?

Existem diversos fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas.