Novas regras para admissão de funcionários

A contratação de novos talentos é uma das funções mais importantes do setor de Recursos Humanos. Por isso, é fundamental ficar atento a todas as etapas de admissão de funcionários, desde o recrutamento e seleção até a integração e o treinamento deles. Tudo deve ser feito com muita atenção para atender a todos os critérios legais.

Por sinal, é importante destacar que o processo de seleção é apenas o começo, pois é necessário atender a questões burocráticas trabalhistas. Mas, mais do que isso, é essencial cuidar da chegada do novo colaborador, integrando-o à equipe.

Também é bom respeitar a sequência das obrigações, considerando o tempo para cada etapa. Se for bem organizado, o processo de entrada de um novo profissional pode ser rápido e sem muitas complicações. De todo modo, a seguir, listamos as 6 etapas de admissão de funcionários para ajudar você nesse procedimento. Acompanhe!

1. Recrutamento e processo de seleção

O primeiro passo para a admissão de um colaborador é o recrutamento e seleção, que é conduzido pelo RH, mas com o apoio da área para a qual o funcionário será escolhido. Assim, os recrutadores devem selecionar os melhores candidatos de acordo com o perfil comportamental e as habilidades técnicas exigidas para a vaga.

O anúncio de cada oportunidade deve ser divulgado em canais específicos, como sites especializados. Ele deve conter as principais informações, principalmente o escopo de atuação e as habilidades exigidas. Para tanto, também podem ser usadas plataformas especializadas em recrutamento.

A empresa pode adotar processos preestabelecidos, porém é preciso adequá-los às necessidades de cada oportunidade. Isso porque podem ser necessários testes específicos para avaliar as aptidões dos candidatos. De todo modo, podem ser feitos:

• entrevista com o setor de RH;
• testes de habilidades específicas;
• análise de perfil comportamental;
• entrevistas com gestores da área;
• negociação de salário e expectativas.

2. Aprovação do candidato

Depois de escolhido o candidato e feito o acordo de salários e benefícios, é hora de começar as próximas etapas. Ele precisa ser comunicado formalmente sobre a aprovação. Muitas empresas, inclusive, optam por fazer isso de maneira personalizada, com um e-mail ou cartão especial, com uma mensagem que seja acolhedora e já aproxime o profissional da cultura da empresa.

É muito importante que a empresa tenha certeza sobre suas escolhas, na medida em que é bastante ruim voltar atrás na decisão. Também é relevante que o RH saiba conduzir a comunicação de forma adequada, para que não haja nenhuma dúvida sobre as responsabilidades e os direitos do novo colaborador.

Além disso, é sempre bom dar um retorno para todos os candidatos que participaram do processo seletivo. Isso demonstra o quanto a empresa respeita os profissionais, contribuindo para a manutenção de uma boa reputação da organização. Sem contar que mantém uma relação com as pessoas, que podem retornar para novas seleções.

3. Documentação do profissional

A próxima etapa na admissão de funcionários é o envio de toda a documentação necessária pelo profissional. Geralmente, isso acontece em um prazo de 2 dias úteis, para que ele possa reunir os documentos sem nenhum problema. A documentação para se adequar às normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) inclui:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• cópia da carteira de identidade;
• cópia do CPF;
• número de inscrição no PIS/Pasep;
• cópia do Título de Eleitor;
• certidão de nascimento e de casamento (se houver);
• certificado de reservista ou de dispensa do serviço militar (no caso dos homens);
• carteira de órgão de classe ou número do registro profissional (como CRM, OAB, etc).

A empresa ainda pode pedir outros documentos referentes à ocupação da vaga que não constem na CLT, como o diploma de ensino superior ou qualquer outro que comprove alguma exigência para a função.

Outros documentos podem ser solicitados de acordo com os benefícios oferecidos, como um comprovante de residência. Além disso, nesse momento, é solicitado o exame admissional, que deve ser pago pela empresa.

4. Documentação da empresa

Mas não é só o profissional que tem que apresentar documentos na hora da admissão. A empresa também tem obrigações, registrando todas as informações na Carteira de Trabalho e enviando as vias para o Governo Federal e a Caixa Econômica Federal, que cuida do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

É necessário ainda preparar um contrato de trabalho e preencher outros formulários relativos aos benefícios que podem ser oferecidos, como:

• plano de saúde;
• convênio odontológico;
• vale-refeição;
• vale-alimentação;
• vale-transporte;
• entre outros.

Esses benefícios e outras vantagens pagas ao colaborador, como bonificações e comissões, devem estar descritos na proposta de trabalho enviada ainda na admissão. Todos os direitos e benefícios devem ficar muito claros desde o início, construindo uma relação de confiança com o trabalhador.

5. Preparação de infraestrutura

Mas não é só de burocracia que vive o RH durante a admissão de funcionários. Depois de preparar e assinar todos os documentos, é preciso cuidar da infraestrutura necessária para o novo colaborador exercer as suas funções, como:

• espaço de trabalho;
• mesa e cadeira;
• computador;
• objetos de escritório;
• materiais de papelaria.

Com o apoio do setor de TI, é necessário criar um e-mail corporativo e instalar todos os softwares e ferramentas que serão usados pelo profissional. Também devem ser atualizados os acessos nos sistemas da empresa, como uma intranet e o sistema de ponto.

6. Integração e treinamento

No primeiro dia do colaborador, devem ser feitos os procedimentos relacionados à integração e ao treinamento dele na empresa e na equipe. Para tanto, ele deve ser apresentado aos colegas do setor e de outros departamentos, principalmente aqueles com que terá um relacionamento mais próximo.

É importante preparar uma apresentação sobre toda a estrutura da empresa, com o organograma de cargos e funções, visão, missão e valores e outras informações significativas. O profissional deve ser situado em relação à cultura organizacional, às normas de conduta e aos objetivos da organização.

Dentro do setor, o RH deve garantir que o novo funcionário receba o treinamento necessário para a realização de suas funções de acordo com o que é esperado pela organização. Para tanto, pode definir um responsável, que pode ser o gestor ou outro colaborador mais experiente. Nos dias seguintes, o RH deve acompanhar de perto a adaptação do colaborador à rotina da empresa.

O fato é que a admissão de funcionários precisa ser criteriosa, respeitando a lei e os processos internos da empresa. Assim, torna-se indispensável planejar bem cada etapa, mas sempre de acordo com as necessidades específicas de cada vaga, com respeito e transparência com os candidatos.

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