Quais aspectos devem ser considerados para a elaboração de um orçamento?

Quem trabalha com gestão financeira sabe o quão importante é cumprir todas as etapas do orçamento de vendas de forma bem estruturada, afinal o documento permite criar uma estimativa real da demanda futura da empresa. O orçamento melhora a assertividade de operações como análise do fluxo de caixa, gestão de estoque, projeção de consumo, suprimento técnico e operacional, dentre outros. Em outras palavras, ele tem papel fundamental para diversas atividades estratégicas da empresa.Para garantir a qualidade e precisão dessas atividades, os gestores devem dominar todas as etapas do orçamento de vendas. Grosso modo, elas são:

• escolha dos dados de base;
• separação do orçamento em partes;
• estudo das mudanças do mercado;
• cálculo das projeções;
• determinação das metas de venda;
• definição dos recursos auxiliares;
• execução do plano e acompanhamento.

Se você quiser aprender a usar uma tabela financeira para otimizar o controle orçamentário da sua empresa, leia também o post: 'Como usar tabela financeira para controlar o orçamento?'Neste post, vamos abordar melhor as etapas do orçamento de vendas e detalhar todas as suas particularidades. Preparamos um guia completo que pode ajudar a preservar a saúde financeira do seu negócio. Boa leitura!

O que é um orçamento de vendas?

Também conhecido por Projeção de Receita, Planejamento de Vendas e Previsão de Faturamento, o Orçamento de Vendas é uma ferramenta que calcula a estimativa de receitas que a organização espera conduzir em um determinado período de tempo. Ou seja, registra as expectativas do montante de venda, auxiliando operações contábeis e financeiras. Assim como já vimos, diversas operações estratégicas do negócio são diretamente influenciadas pela qualidade dessa ferramenta. Por isso, os gestores devem se certificar de que todas as etapas do orçamento de vendas estejam sendo executadas com primazia. Mais adiante vamos explorá-las uma a uma.Além dessas atividades, o orçamento de vendas também influencia o planejamento financeiro da empresa. Afinal de contas, não há como elaborar um plano de ação financeira eficiente sem uma previsão de faturamento apropriada, precificação compatível, estoque adequado, produção alinhada, análise de mercado e um orçamento bem definido.Portanto, o orçamento de vendas deve ser elaboradas com critério e cautela para assegurar a saúde financeira da organização.

Como funciona um orçamento de vendas?

Antes de abordar as etapas do orçamento de vendas, vamos conhecer mais a fundo o funcionamento dessa ferramenta.O orçamento de vendas prevê dados estratégico sobre o faturamento futuro do negócio e para isso, considera:

• o histórico comercial da empresa;
• a sua situação econômica;
• os impactos gerados no público consumidor, e assim por diante.

Em muitos casos, essa projeção é usada para guiar as metas de fechamento mensais, trimestrais, semestrais ou ainda, anuais. Por isso, o valor do faturamento estimado é compartilhado com o time de vendas com o objetivo de motivá-lo a alcançar resultados específicos e endossar o crescimento do negócio.Seguindo uma lógica simples, atingindo as metas previstas, a empresa conta com receita suficiente para investir em evolução. Portanto, é uma das ferramentas mais importantes para o sucesso de uma empresa.Estruturando todas as etapas do orçamento de vendas com qualidade é possível mensurar e confirmar informações como:

• se os custos gerais (de produtos e mercadorias vendidos, serviços prestados, etc.) vão permitir uma margem de contribuição positiva;
• como o fluxo de caixa se manterá positivo durante o período;
• se a empresa será capaz de pagar os gastos fixos da operação;
• o estoque é suficiente ou precisará ser reposto;
• se vai haver sobras em dinheiro para remunerar sócios e/ou realizar novos investimentos;
• caso haja necessidade de realizar novas contratações;
• se as metas de venda definidas são razoáveis e realistas.

Assim sendo, o orçamento de vendas é uma ferramenta de gestão empresarial essencial para potencializar a qualidade financeira do negócio.

Quais são as etapas do orçamento de vendas?

Entendida a importância e a performance operacional, vamos explorar agora as sete etapas do orçamento de vendas. Veja todas elas em detalhes a seguir!

1. Escolha dos dados de base

A primeira das etapas do orçamento de vendas é a definição dos dados que servirão de base para o seu cálculo. O histórico de vendas costuma ser o mais usado nesse caso, já que conta com dados como o volume exato de produtos vendidos, valor de capital arrecadado, situação da praça, número de clientes conquistados, época do ano trabalhada, dentre outros. O gestor deverá considerar a linha de crescimento do negócio e incluir novas projeções de acordo com a situação do seu ramo de atuação.

2. Separação do orçamento em partes

Identificada a fonte de dados, a próxima das etapas do orçamento de vendas é dividir o orçamento em partes. Ou seja, separar as informações essenciais para a estruturação do cálculo. Algumas das mais usadas são:

• preços praticados;
• perfil do público consumidor;
• volume de vendas;
• percentual de crescimento;
• aumento, sustentação ou queda do poder aquisitivo do público-alvo.

Diante disso, o gestor deverá considerar os valores obtidos nos anos anteriores para chegar a uma estimativa para o ano atual, sempre analisando o mesmo período do ano anterior.

3. Estudo das mudanças do mercado

A terceira das etapas do orçamento de vendas é estudar a variações no nicho de atuação da empresa. Ainda que a empresa venda os mesmos produtos ou ofereça os mesmos serviços há anos, o mercado é volátil e um estudo de sobrevivência comercial deve ser realizado.Além de considerar a realidade dos consumidores, o gestor deverá analisar a realidade do mercado.O que mudou? O que pode mudar? Há indicativos de crescimento ou queda? É um segmento de atuação que exige ajustes constantes? É uma atividade que mantém o interesse do público ou é temporário? Questões estratégicas como essas deverão ser consideradas para que a empresa não seja pega de surpresa e comprometa sua saúde financeira.

4. Cálculo das projeções

Outra das etapas do orçamento de vendas é a projeção de demanda. Para cada uma das partes separadas na segunda etapa, o gestor deverá traçar possíveis projeções de vendas. Considerando dados do histórico, porcentagens de crescimento, encolhimento ou expansão do PIB (Produto Interno Bruto), dentre outros, três cenários deverão ser estruturados: um pessimista, um realista e um otimista. Assim, a empresa pode se preparar para lidar com as incertezas naturais deste tipo de previsão.Vale pontuar que os três cenários apresentam estimativas do quanto o mercado poderá demandar da empresa, e não a meta que ela pretende alcançar.

5. Determinação das metas de venda

Das etapas do orçamento de vendas esta é certamente a mais delicada. Isso porque ela envolve estratégicas em nível tático e operacional. Ou seja, a teoria precisa estar alinhada a prática.Com base nas projeções, o gestor deverá definir o volume total de vendas necessárias para manter o negócio estável, tanto para produtos como para serviços e depois, dividi-lo entre os colaboradores das equipes de venda. Isso tudo sem abrir mão da performance individual e da cartelas de clientes de cada trabalhador. Aqui é essencial considerar também o planejamento estratégico da empresa, seus objetivos temporais, sazonalidade do mercado, além da comissões e bonificações correspondentes.

6. Definição dos recursos auxiliares

É fato que não basta definir metas se não houver uma estrutura estratégica que sustente as operações de vendas. A sexta das etapas do orçamento de vendas é justamente a que define os recursos necessários para colocar o plano em ação e cumprir com tais objetivos.O gestor deverá considerar o uso de materiais impressos e digitais, ferramentas de automação de marketing, pesquisas terceirizadas, treinamentos de capacitação, e assim por diante. Além é claro, do custo de cada recurso necessário para otimizar os resultados.Nesta etapa, é muito importante que as demandas em relação a outros departamentos auxiliares como marketing, financeiro, contabilidade, Recursos Humanos (RH), sejam definidas.

7. Execução do plano e acompanhamento

Por fim, a última das etapas do orçamento de vendas é a execução e o controle. Organizadas as operações da equipe de vendas, é o momento de iniciar o cronograma.Por melhor que seja um planejamento, sua eficácia só poderá ser avaliada quando as operações forem colocadas em prática. Portanto, para garantir maior proximidade com os resultados estimados, o gestor deverá acompanhar de perto o andamento da equipe e estar pronto para agir caso qualquer problema ocorra. O gestor poderá se apoiar no uso de indicadores de desempenho, tais como número de telefonemas feitos, visitas realizadas a clientes, proposta enviadas, dentre outras, para mensurar a qualidade de suas operações de venda e preservar a saúde financeira da empresa.Desta forma, podemos concluir que as etapas do orçamento de vendas exigem capacitação técnica e visão estratégica. Seguindo esses sete pontos fundamentais, o gestor da área de vendas da sua empresa será capaz de estruturar essa ferramenta com mais facilidade e agilidade.Mais do que prever ganhos, as etapas do orçamento de vendas permitem estruturar operações que otimizam o alcance de metas e protejam a sobrevivência financeira do negócio no mercado. Portanto, segui-las é uma medida indispensável para qualquer organização.

Salário sob demanda: menos custos, mais produtividade

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