Quais são os processos da gestão de projetos?

Em qualquer empresa, nenhuma atividade, por mais mínima que seja, é improvisada; daí a importância da gestão do projeto, uma metodologia da administração que consiste em realizar uma série de processos para atingir um objetivo final: o projeto.

O seu chefe pode pedir-lhe para fazer algo num determinado tempo e com recursos limitados; quando isso acontece, você, você deve saber quais são as fases e metodologia do processo.

Interessado? Leia, leia.

O que é a gestão do projeto?

Em termos simples, a gestão do projeto não passa de uma série de metodologias aplicadas a uma situação com o único propósito de planear e dirigir um determinado projeto.

É simples assim!

Agora, um projeto é muito mais do que “algo que o seu chefe ou cliente pediu”; estamos a falar de uma série de operações específicas feitas para atingir os objetivos definidos do princípio ao fim.

Enquanto cada projeto procura alcançar objetivos específicos,a gestão deprojetos também; neste sentido, procura:

• Gerir o desenvolvimento do projeto do início ao fim.
• Controle quaisquer problemas que possam surgir.
• Facilitar a conclusão e aprovação do projeto.

Ou seja, os objetivos que se procuram alcançar com a gestão do projeto são diferentes dos objetivos gerais da empresa;nesse sentido, tem de se reunir com asua equipa e determinar os objetivos específicos que pretende alcançar neste caso específico.

Para realizar uma boa gestão deve ter em conta vários fatores, incluindo:

• Possibilidade de o projeto crescer.
• É importante.
• Complexidade de tarefas.

Para saber se cumpriu os objetivos definidos em benefício da organização, deve analisar:

• Os resultados.
• Rescaldo.
• Benefícios ou objetivos estratégicos.

Além disso, para gerir eficazmente o seu projeto depende de três pontos-chave; como tempo, custo e âmbito que juntos formam o que a gestão chama de “Triângulo de Gestão de Projetos”, que atua da seguinte forma:

• O âmbito procura especificar cada fase do desenvolvimento do projeto.
• O calendário em que deve apresentar resultados e atingir os objetivos pretendidos.
• O custo ou orçamento obtido no início do projeto.

Pense assim! O âmbito determina até onde pode ir e, se for muito longe, vai investir mais tempo e aumentar o orçamento atribuído ao seu projeto.

Fases de gestão de projetos

Se quer que o seu projeto tenha sucesso, tem de se certificar de que passa pelas seguintes fases:

Análise de viabilidade

A premissa é simples: você deve analisar se o seu projeto é viável para continuar com a gestão. A primeira coisa que deve fazer é estudar o benefício que a empresa vai obter deste projeto tendo em conta o tempo, recursos e custos.

Para fazer uma boa análise de viabilidade deve ter:

• Um software de negócios para acompanhar o projeto.
• Uma análise prévia do âmbito.
• Analise os riscos de execução.
• Analise os benefícios de acordo com o custo esperado, a viabilidade de entregar dentro dos prazos determinados e a qualidade.

Planeamento

Neste ponto, deve focar-se em detalhar as tarefas e recursos necessários para o cumprimento de cada um deles Defina-as claramente!

É muito importante conhecer os fluxos de trabalho, uma vez que estas são as veias através das quais o sangue do seu projeto funciona, e poderá conhecê-los se, a partir do primeiro momento, tiver importantes ferramentas de análise de software.

Crucialmente, é importante manter esses fluxos de trabalho sob controlo para que possa controlar os tempos de trabalho da sua equipa, gerir todas as suas tarefas e controlar os prazos de entrega.

Planear, visualizar e controlar com ferramentas de gestão de software que sejam flexíveis e intuitivas.

Para obter mais precisão, certifique-se de:

• Analize o âmbito.
• Ter estimativas, custos e recursos à mão.
• Defina um plano.

Execução

Está na hora de agir! Neste ponto você deve tirar todo o seu arsenal de técnicas e métodos de gestão de negócios, que você tem em mãos e qualquer ferramenta que lhe permita automatizar o relatório durante a gestão.

Tenha em mente que os problemas geralmente ocorrem aqui. Nesta fase temos que:

• Defina o ambiente de trabalho.
• Atribuir e executar tarefas.
• Gerir pedidos.

Monitorização e controlo

Caminhamos para uma das partes mais importantes do projeto, onde verifica-se que tudo funciona como deve funcionar:o acompanhamento.

Aqui deve focar-se em duas coisas: cumprir objetivos e superar expectativas;paraisso, deve focar-se em quatro aspetos fundamentais:

• Tarefas e marcos.
• Controlo de qualidade.
• Gestão de incidentes.
• Relatórios de acompanhamento.

Encerramento

Este também é o lugar para a análise de falhas O que deveria fazer? Simples, terá que cuidar. avaliar e verificar se tudo terminou melhor do que o proposto nopapel.

Avaliar isto é muito simples, basta fazer uma lista de verificação e rever o seguinte.

• Encerramento formal.
• A fazer o backup.
• Análise dos resultados.
• Atualização.

Porquê realizar a gestão de projetos?

Importância

A importância reside nos benefícios que a gestão do projeto pode trazer à sua empresa;entre os quais podemos encontrar:

• Garantir uma gestão eficaz do tempo e dos recursos.
• Controlo sobre o futuro da organização.
• Garantia de sucesso.
• Alcançar grandes margens de aprendizagem.

Neste sentido, a gestão de projetos (apesar de ser um ramo de administração) tem um rigor científico onde o rigor, a informação e a experiência são fundamentais para o processo.

É também um processo-chave para a administração e planeamento de negócios de qualquer empresa.

O que espera para realizar o seu projeto?