Quem é o responsável por elaborar o relatório contendo os resultados da auditoria?

A auditoria interna é uma das principais ferramentas para a otimização de resultados e o alcance de um melhor desempenho em sua estrutura organizacional. Por meio dela, você pode identificar falhas, melhorias em processos, desperdícios, retrabalhos ou outros pontos importantes para o direcionamento estratégico do seu negócio.

Um equívoco que comumente ocorre entre gestores é utilizá-la como um instrumento de levantamento de não conformidades,  o que é um grande erro, pois isto seria realmente subutilizar um processo tão importante como é o da “auditoria”. São questões como essas que vamos esclarecer neste post.

Quer saber o que é uma auditoria interna e quais são os principais procedimentos para implementá-la nos processos da empresa? Continue a leitura!

O principal objetivo de uma auditoria interna é desenvolver um plano de ação que possa ajudar a empresa a alcançar seus objetivos e conter possíveis problemas. Isso ocorre a partir da adoção de uma estratégia sistêmica e disciplinada, de forma a gerar a máxima eficiência dos processos e, assim, reduzir os riscos e as falhas.

Portanto, a auditoria interna é considerada um importante elemento de controle. Uma de suas principais finalidades é a avaliação dos processos de uma empresa, de forma a revisar suas estruturas, forma de atuação, documentos, atendimentos a políticas estabelecidas, enfim, se a gestão estabelecida pela organização esta em funcionamento adequado. É muito importante que esta ferramenta seja muito valorizada pela direção e gerentes da organização, pois somente ela poderá trazer informações completas de todos os processo de sua empresa.

Seu conceito, atualmente, ultrapassa o campo de um instrumento de simples verificação, sendo uma área em constante evolução e dinamismo. Atribui-se à auditoria a participação em todo o organismo da empresa e de sua administração.

Para que serve?

Há quem pense que a auditoria interna deve ser aplicada apenas quando algo está saindo errado. Mas o fato é que toda empresa deve, de tempos em tempos, passar por um processo de revisão, verificando se todas as atividades de gestão estão fluindo de acordo com o planejamento e garantindo que metas e objetivos estejam sendo cumpridos devidamente.

Por meio de um “checklist”, geralmente utilizado para nortear esta auditoria, o auditor interno verifica os processos e rotina e, ao final, divulga os resultados, apontando quais correções devem ser feitas e o que pode ser mantido ou melhorado. Trata-se de uma avaliação sistêmica, cujo objetivo principal é analisar as operações da companhia.

Assim, é possível garantir mais transparência e confiança aos processos realizados. Entre os objetivos de uma auditoria interna, se destacam:

• Avaliar a existência de controles internos;
• Contribuir para a melhoria e o aperfeiçoamento dos processos implantados;
• Verificar se normas e procedimentos vigentes estão sendo colocados em prática;
• Analisar oportunidades de melhoria e evidenciar possíveis falhas para o estabelecimento;
• Verificar se os resultados e metas estão sendo atendidas, analisadas e ações determinadas.

Qual a importância de uma avaliação periódica ?

Empresas que submetem seus processos a avaliações periódicas passam a contar com um diferencial competitivo. Isso porque, a partir de uma avaliação sistemática, é possível verificar a conformidade entre o planejado e o que é efetivamente executado, auxiliando nas tomadas de decisão e na melhoria dos processos da organização.

Ao realizá-la, você passará a contar com:

• processos e controles mais enxutos, uma vez que é possível avaliar quais riscos podem interferi-los e, assim, estabelecer um plano de ação que elimine suas possíveis ocorrências;
• planejamento mais eficiente, já que são prevenidos ou evitados erros e possíveis fraudes, ou seja, procura-se saber se os controles que a empresa utiliza são suficientes e se as atividades realizadas são condizentes com o que foi planejado;
• maior credibilidade nos resultados, visto que os processos e números são verificados e validados.
• maior tranquilidade da diretoria e gerência, tendo certeza que os processos definidos estrategicamente estão sendo conduzidos adequadamente.

7 passos para realizar uma auditoria interna

O auditor é o profissional responsável pela realização da auditoria interna na organização. Por meio de um checklist é possível verificar os procedimentos que fazem parte da rotina da empresa e, ao final, divulgar os resultados que apontam o que está certo e o que está errado.

No entanto, muito além de uma ferramenta que indica o que deve ou não ser melhorado, a auditoria interna possibilita obter certificações ou simplesmente adotar estratégias que utilizem com maior eficiência os seus recursos, otimizem o tempo e qualifiquem a mão de obra empregada.

Vejamos como realizar, em 6 passos, uma auditoria eficiente:

1. Defina os objetivos

Ao decidir pela realização da auditoria interna, o gestor deve ter muito claro qual o motivo de realizá-la e quais resultados deseja alcançar. Isso porque o processo se desenvolve por áreas, ou seja, o auditor faz um checklist e estabelece, para cada setor da empresa, o detalhamento dos procedimentos, as tarefas, as operações e as atividades de rotina.

Ao delimitar a análise por áreas, é possível chegar a resultados mais precisos, além de identificar a qualidade dos controles internos e o cumprimento de normas e regulamentos. Tais dados podem ser obtidos pela análise das áreas contábil, operacional, de gestão ou mesmo de sistemas informatizados.

Enfim, é fundamental que o gestor saiba exatamente quais os objetivos e os resultados que deseja alcançar, de forma que possam ser levantadas informações suficientes para a avaliação dos processos. Assim, a melhoria será contínua.

2. Tenha um cronograma em mãos

Mesmo que a empresa já possua uma certificação, é de extrema importância que monte um cronograma e tenha um plano de verificação. Quando a organização mantém essa rotina, fica mais fácil entender a periodicidade e a importância de ter processos sob controle.

No entanto, apenas saber “quando fazer” não resolve todos os problemas. É preciso ter um plano de implementação e um bom checklist em mãos, considerando:

• quais processos e subprocessos serão auditados?
• quando isso ocorrerá?
• quais ferramentas serão necessárias?
• quais requisitos serão levados em consideração?
• existem indícios de problemas?

Enfim, é preciso colocar tudo na ponta do lápis para que a auditoria interna tenha, realmente, a eficácia desejada e possa resultar em análises que auxiliem na melhoria dos processos e da tomada de decisão.

3. Deixe a equipe a par de tudo

A equipe de trabalho é o capital humano que conhece a empresa melhor do que o próprio dono. Por meio dos colaboradores, é possível levantar problemas e estabelecer um plano de ação com antecedência, a fim de evitar falhas e erros que possam levar à interrupção das operações.

Assim, é fundamental que os auditores participem de todo o processo de planejamento estratégico da organização e que toda a equipe esteja envolvida com os propósitos de um melhor controle interno.

4. Verifique se não há pendências anteriores

Como se trata de processos contínuos de melhorias dentro da empresa, o gestor precisa verificar algumas informações antes de iniciar o processo de auditoria interna:

• as não conformidades de auditorias anteriores;
• o que foi sugerido como melhoria e não foi implantado;
• quais planos de ação não foram concluídos;
• processos que vem apresentando problemas no dia-a-dia;
• ajustes em processos que foram realizados e ainda não estão consolidados;
• pontos de atenção para direção e gestores;
• outras situações importantes que sejam relevantes para o auditor.

É fundamental ter um histórico de eventos anteriores, para que o auditor  possa avaliar o que foi ou não alcançado e implementar ações capazes de gerar melhores resultados.

5. Não utilize checklist genérico

O erro de muitas auditorias é utilizar modelos de checklist padronizados encontrados na internet ou recebidos de algum amigo. Você até pode partir de um modelo, mas tente ser mais específico quanto aos pontos importantes a serem verificados. Auditores experientes até conseguem fazer ótimas auditorias com um direcionamento mais genérico, mas se você não faz parte desta categoria, detalhe tudo que precisa evidenciar durante sua auditoria interna.

Analise o processo a ser auditado, sua estrutura de controle, indicadores de desempenho, procedimentos, dificuldades, enfim, tente fazer um levantamento completo do pontos importantes a serem verificados no processo que irá auditar, assim seu checklist irá te ajudar de verdade.

O auditor deve compreender que, ao elaborar um checklist, é preciso adequá-lo à realidade da organização.

6. Dica de Ouro! 

Se você esta fazendo uma auditoria de processos que envolva toda organização ou até parte dela, enxergue estes processos como se fosse uma corrente. Os elos desta corrente são conexões entre cada processo auditado, então você poderá segui-los até a conclusão da sua auditoria.

Exemplo: (segue um BREVE RESUMO com alguns questionamentos possíveis)

COMERCIAL:

1. Anote 5 solicitações de propostas realizadas por seus clientes;
2. Avalie como foi formado seu preço;
3. Verifique como aconteceu sua negociação e seus registros;
4. Busque o registro de aprovação ou alterações nesta proposta;
5. Qual foi a data de fechamento, prazo, condições de pagamento e preço acordado?
6. Agora é hora de ir ao PCP e manter a mesma trilha de informações.

PCP

1. Com o nome dos clientes e número das propostas já coletados no COMERCIAL, siga a trilha;
2. Verifique quando o pedido foi passado ao PCP e em que data foi finalizado;
3. O prazo de entrega verificado no COMERCIAL é o mesmo considerado no PCP?
4. Se o prazo for diferente, existe algum registro desta alteração? Seu cliente aprovou este novo prazo?
5. Este pedido foi expedido no prazo acordado na proposta inicial?
6. O PCP planejou exatamente o que foi comprado pelo cliente e no prazo aocrdado?
7. Quais matérias primas foram utilizadas nesta produção e quem são seus fornecedores?

COMPRAS

1. Agora você já tem em mãos algumas matérias-primas já utilizadas na produção e quem as vendeu;
2. As matérias-primas que registrou estão homologadas?
3. Os fornecedores das matérias-primas estão homologados? Seus documentos foram apresentados?
4. Achou o pedido de compra destes materiais enviados aos fornecedores?
5. Verifique quando chegou e se o fornecedor atendeu os prazo acordados no pedido de compra;
6. Este material foi inspecionado no recebimento? Foi aprovado?

FATURAMENTO

1. Você ainda continua com as mesmas informações em mãos! lembra daqueles 5 pedidos no COMERCIAL?
2. O faturamento deles foram realizados?
3. Foi cumprido com a forma de pagamento definida no pedido inicial?
4. Você verificou no sistema como foi enviado e se os prazos de pagamento estão corretos?

Você esta vendo um breve descritivo de algumas informações que devem ser verificadas, mas é claro que existem várias outras importantes durante todo o processo. Perceba que passamos por 4 processos utilizando as informações coletadas no inicio de nossa auditoria, porém fomos complementado com dados em cada nova área auditada, mas sempre relacionados com aquelas 5 propostas registradas no primeiro setor.

Isto foi somente uma ideia de como a auditoria pode ser valiosa e que você pode traçar trilhas de várias formas e origens diferentes, mas sempre para atingir o seu objetivo inicial.

7. Elabore bons relatórios

É fundamental que o produto da auditoria seja apresentado em bons relatórios, que respondam a perguntas. Por isso, é importante que, ao criar tais relatórios, o auditor fique atento aos possíveis questionamentos que o auditado poderá fazer, como:

• quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados?
• quais problemas foram encontrados?
• quais ações devem ser implementadas?
• em quais áreas as melhorias devem ser focadas?
• onde se deve investir?

E quando registrar problemas ou não conformidades, precisa ser detalhista em descrever claramente o que encontrou e quais as evidências “objetivas” que embasaram estas não conformidades. Sempre detalhe as informações com número de documentos, data, horário, pessoa, cliente, nota fiscal, pedido de compra, enfim, dados que deixarão o seu registro incontestável. Além de evitar problemas de questionamento das áreas sobre o apontamento realizado, também irá facilitar muno no momento em que forma realizar a análise de causa do problemas e sua ação corretiva.

O profissional responsável pela auditoria deve estar preparado para responder a essas e a outras perguntas, conduzindo da melhor forma o desenvolvimento das ações e fazendo com que resultem em ações positivas.

Se pecar na elaboração do seu relatório, sua auditoria será muito prejudicada, tanto nas informações que precisam ser entendidas pelos auditados, como também perderá credibilidade, então fique muito atento e colete todas as informações durante a realização da auditoria.

Grande abraço!

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Quem é o responsável por realizar a auditoria?

Como deve ser feita a elaboração do relatório de auditoria?

Quem assina o relatório de auditoria?

Quem é especificamente responsável pela auditoria das demonstrações financeiras?