Plano de ação 5W2H: 7 perguntas que vão levar suas ideias da imaginação para açãoTodo empresário já passou por isso: depois de analisar o mercado e os resultados operacionais, percebe que algo precisa ser feito em sua empesa e resolve iniciar um grande projeto. Ele reúne a equipe, todos fazem uma longa reunião, discutem durante horas, diversas anotações são feitas, e-mails enviados, apresentações em PPT são assistidas inúmeras vezes. Show E depois de tudo isso, ele bate o martelo e fica decidido: – Vamos pôr o plano em ação! E, em pouco tempo, o que ele percebe? Percebe que mais e-mails foram enviados, apresentações PPT assistidas e até planilhas foram criadas. Mas absolutamente nada de concreto aconteceu… Você sabe por que isto acontece? Porque não foram determinados prazos, tarefas, metas, responsáveis e responsabilidades. Muitas vezes, as pessoas têm ideia do que é preciso ser feito e aonde querem chegar, mas as coisas ficam vagas, no ar, sem fundamento. No entanto, é muito fácil resolver esse problema e pôr em prática seu projeto. Basta responder às sete perguntas que estão resumidas no chamado Plano de ação 5W2H. Você sabe o que significam essas letras e como elas podem ajudar a fazer as coisas andarem rumo a resultados efetivos em sua empresa? Veja tudo isso em nossa postagem! Para colocar seus planos em ação, a liderança é fundamental. Baixe nosso e-book O guia para gestão eficiente da equipe de vendas e tenha ainda mais condições para fazer suas ideias virarem realidade. Plano de ação 5W2H: comece agora! Responda 7 perguntas e parta para a ação! O que significa 5W2H:5W2H é uma sigla em inglês que corresponde às seguintes sete perguntas nesse idioma:
A tradução para o português do plano de ação 5W2H é:
Perceba que se o empreendedor ou gestor de empresa responder a essas perguntas ao final daquela primeira reunião em que se pretende fazer o planejamento de seu projeto, todos os envolvidos saberão o que fazer e as coisas andarão na empresa! Vamos detalhar agora como responder a cada uma dessas perguntas. Outra ferramenta gerencial muito eficaz e que pode ser usada em conjunto com o plano de ação 5W2H é o chamado Diagrama de Ishikawa, veja tudo sobre ele: Diagrama de Ishikawa: ele resolve problemas em sua empresa! O quê? Por quê? Quem? Onde? Quando? Como? Quanto custa? 7 perguntas fundamentais Respondendo às 7 perguntas do plano de ação 5W2HWhat? O quê? É preciso definir um objetivo, o que se quer alcançar. Além disso, quais as atividades necessárias e que devem ser executadas, fases e etapas do projeto. Why? Por quê? O que justifica se dedicar a esse projeto? O custo benefício tem potencial de ser positivo e trazer mais vantagens que dispêndio de recursos? Que problema será resolvido? Who? Quem? Esta etapa é uma das mais importantes no plano de ação 5W2H. E não se trata apenas de dizer quem fará o quê. É preciso definir as equipes, quem será o líder de cada equipe, como cada participante poderá colaborar com os demais, quem fará a parte operacional e quem traçará estratégias e táticas. Além disso, cabe ao líder geral do projeto delegar cuidadosamente as responsabilidades certas para os colaboradores mais adequados. Where? Onde? Aparentemente é uma pergunta de fácil resposta, mas muitas tarefas se desenrolam em locais diferentes, principalmente, quando se trata de ações de vendas. Onde estão os clientes para serem visitados? Como chegar até eles? Além disso, nem tudo ocorre dentro das quatro paredes da empesa. Visitas a fornecedores, bancos, consultores etc. Tudo isso precisa ser definido e planejado. When? Quando? Não basta definir uma data limite para o fim de seu projeto, é necessário construir um cronograma detalhado em que cada data de entrega das diversas tarefas deve ser documentada para que todos saibam quando poderão contar com aquele resultado ou recurso. Lembre-se de que o trabalho em equipe exige uma sincronização perfeita para que os esforços de cada um sejam utilizados ao máximo. A “passada do bastão” é muito importante e um cronograma bem definido vai ajudar muito. How? Como? Há uma metodologia a ser seguida pela equipe? É preciso ver se é um tipo de projeto que está amplamente documentado e se existe uma maneira padrão de ser feito. Por exemplo, se a equipe decide que é necessário fazer um plano de marketing, já existem diversos livros e autores que ensinam como fazer isso. Escolher um deles para seguir como padrão é uma boa ideia, evitando dúvidas no futuro ou repetição de tarefas. How much? Quanto custa? É claro que um orçamento detalhado deverá ser feito, mas é bom lembrar que não são apenas recursos monetários, dinheiro, que “custam” para a empresa. Tempo despendido pela equipe, suas horas de trabalho também precisam ser incluídas nesses custos. E outros recursos, como insumos e máquinas, mesmo que não tenham de ser adquiridos, deixaram de ser usadas em outras atividades da empresa enquanto fizerem parte do projeto. Já respondeu as perguntas? Parta para a ação! Que achou da metodologia 5W2H para planos de ação? O ideal é construir um documento para registrar respostas a todas essas perguntas e compartilhar o material com os profissionais envolvidos no projeto. Além disso, nem tudo o que é planejado sai sempre como o esperado. É preciso redefinir respostas a algumas das perguntas conforme o projeto vai evoluindo e novos cenários vão se apresentando ao grupo. Está pensando em pôr um plano de ação em prática na sua empresa? Bom, já sabe quais perguntas têm de responder antes de começar! E se estiver interessado em conhecer mais uma ferramenta de gerenciamento empresarial, confiara esta postagem: GUIA: Como definir os indicadores do Balanced Scorecard. #Gestão de projetos #Topo O que é o método 5W2H?Em geral, o 5W2H é desenvolvido em uma tabela, contendo cada questão e um pequeno espaço para que seja respondida, favorecendo o preenchimento com frases curtas. Desse modo, fica fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempo, evitar o desperdício de recursos, delegar e cobrar a execução das ações.
Quando se deve utilizar o 5W2H?O 5W2H é, basicamente, uma metodologia para definição e execução de atividades. Ela é utilizada quando há a necessidade de elaboração de um plano de ação. Seja ele um grande projeto ou uma ação mais simples, como a aquisição de um novo computador para o escritório.
Quais os 7 Elementos que compõem a 5W2H explique cada um deles?What: o que será feito? (objetivo principal do projeto); Why: por que será feito? (justificativa para o desenvolvimento do projeto); Where: onde será feito? (local de realização do projeto); When: quando será feito? (tempo de execução do projeto);
Pode ser utilizada a ferramenta 5W2H onde é relacionada 7 perguntas?A ferramenta 5W2H é utilizada na gestão de qualidade de empresas com o objetivo de alcançar a melhoria contínua de processos, por meio de um plano de ação que responde a 7 perguntas: Quando (When)? Onde (Where)? Quem (Who)?
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