A gestão de projetos é um conjunto de práticas efetivas para manter aquilo que uma empresa precisa para se manter atual e com relevância no mercado: inovação. Não basta somente que o empresário e seus sócios tenham boas ideias. É importante que, além de uma boa equipe para executar essas ideias, existam gestores capacitados para tornar estas questões abstratas em resultados reais. Show
É aí que entra a gestão de projetos, que visa realizar com eficácia, tempo definido e resultados palpáveis, qualquer processo que seja necessário para essa inovação que a empresa precisa. É claro que a prática não se refere somente a coisas inovadoras. A gestão de projetos traz resultados onde quer que ela esteja focada e é a execução dessa prática que vai garantir que os resultados trazidos pelos processos sejam um sucesso de verdade. Nesse artigo, nós vamos explicar um pouco mais sobre o que é a gestão de projetos, mas antes, vamos precisar conceituar exatamente o que é um projeto. Assim, vai ficar bem mais fácil de, lá na frente, fazer você entender o que é e o que abrange a tal gestão de projetos. O que é um projetoPara definir com exatidão o que significa esse termo, a gente recorre à maior autoridade no mundo quando se trata de Gestão de Projetos: o Project Management Institute, ou PMI, um instituto americano que forma e associa profissionais da área. De acordo com o PMI: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.” Ou seja, um projeto é algo único e livre da repetição que é encontrada em uma operação ou processo. O objetivo do projeto a atingir um resultado bem específico, durante um período de tempo específico e com recursos limitados e específicos. Os projetos seguem um planejamento prévio justamente para que alcancem seus objetivos sem ultrapassar estes limites estabelecidos anteriormente. Aí é que está a eficiência de uma projeto bem executado. Os objetivos de um projeto podem ser vários, como:
Na verdade, um projeto é bastante diferente de uma operação, ou processo. Isso porque, um processo é composto de etapas repetitivas, que geram resultados padronizados. Um processo se inicia em um momento, gera seu resultado e recomeça para gerar, mais uma vez, aquele mesmo resultado. Um bom exemplo dessa diferença é a construção de uma casa. A construção vai exigir um projeto, que deve ser seguido. Esse projeto é único e tem um tempo específico de execução, recursos bem determinados e, um fim bem definidos. Já a construção em si, embora siga esse projeto, é um processo repetitivo, em que os engenheiros e empreiteiros repetirão os mesmos passos que fariam em qualquer outra construção do tipo, uma vez que o resultado que esperam é o mesmo: a construção de uma casa. O que é gestão de projetosSeguimos com a definição do PMI que é quem mais sabe de gestão de projetos no mundo: “Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.” Ou seja, embora a palavra gestão remeta à gestão de estoques, gestão financeira, gestão de pessoas, entre outras gestões, neste caso, não basta indicar um gestor para que ele saia definindo metas e designando pessoas para cada função. Na gestão de projetos, o gestor deve ter um conhecimento prático em execução. Como o próprio PMI define, gerenciamento de projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades e ferramentas para que o sucesso do projeto seja alcançado. Para isso, é necessário que este gestor tenha conhecimentos profundos sobre a área que que está gerindo. Levando em conta o tempo determinado para a execução de cada projeto e os recursos limitados – tanto humanos quanto financeiros – fica claro entender o porquê de ser necessário que se coloque à frente da gestão de cada projeto uma pessoa realmente preparada para isso. Qual a importância da gestão de projetos para uma empresaBom, até aqui você já entendeu que o gerenciamento de projetos é bastante importante para uma empresa que deseja, realmente, alcançar resultados. Mas, além disso, a gente ainda vai falar um pouco mais sobre as vantagens de se adotar a gestão de projetos em todas as áreas possíveis da sua empresa. Isso porque, apesar de a gestão de processos exigir bastante conhecimento técnico, ela também abrange conhecimentos sobre relacionamento com o cliente, gestão de pessoas e liderança. Por isso, é possível que essa gestão, quando bem aplicada, possa trazer benefícios para todos os setores de um negócio. Benefícios da gestão de projetosSão diversos mas, separamos alguns dos mais importantes, como:
O cumprimento de prazos pode ser um problema em uma empresa que possui muitos funcionários e pouco gerenciamento de projetos. Por isso a importância de se ter um responsável por gerir os mais diversos projetos dentro de um negócio: é quase a garantia de que os projetos serão executados dentro do período de tempo especificado e ainda, alcançando os resultados que são esperados.
Todos os projetos que envolvam investimentos são arriscados, afinal, ninguém quer perder dinheiro ou não obter o retorno desejado com alguma estratégia planejada. Por isso, é essencial a gestão de projetos em qualquer que seja esse planejamento, uma vez que esse gerenciamento visa, também, a redução de custos, de riscos e de tempo gasto. A busca por resultados exatos e uma gestão específica para cada projeto garante quase a certeza de que todas as medidas possíveis para a redução de riscos vão ser tomadas.
Todo planejamento, quando executado, deve ter a possibilidade de acompanhamento. Seja através de ferramentas, seja através de um sistema de gestão empresarial, que torna esse acompanhamento mais fácil, é essencial que você possa monitorar o que está acontecendo com o que foi executado e quais são os resultados que seus colaboradores já estão alcançando. A gestão de projetos permite isso, uma vez que tem uma pessoa dedicada a monitorar esses resultados para investir no que está dando certo, ou mesmo, mudar de rota quando algo não estiver saindo como o esperado. Gestão de projetos: como fazerAté aqui já deu para ter uma ideia de como funciona a gestão de projetos, pelo menos na parte teórica. Agora nós vamos dar uma abordagem prática, para que você possa começar a implementar imediatamente aí na sua empresa:
Nesta etapa você, seus sócios e parte da sua equipe devem se reunir para definir qual e como vai ser o novo projeto que será iniciado. Aqui você deve listar quais são as necessidades que devem ser atendidas, os motivos do início do novo projeto, os resultados esperados e uma previsão de orçamento. Pode ser uma boa ideia ter junto com o seu grupo o restante das partes interessadas no sucesso do projeto, como seus clientes ou fornecedores.
Aqui nesta etapa, você e sua equipe devem fazer o planejamento de toda a execução do novo projeto. Esta parte deve ser bastante detalhada, de forma que a equipe que for executar essas ações não se perca ou se confunda ao ler cada instrução. É nesta etapa que devem ser determinados os prazos em que as ações devem ser concluídas, os custos reais que vai ter cada uma das ações e a execução completa do projeto, o cronograma completo, entre outros detalhes. Quanto mais detalhada esta etapa, melhor vai ser a execução e a gestão de projetos das novas ações. Você pode incluir no planejamento desta etapa, informações como:
Muitas outras informações podem ser acrescentadas nesta etapa. Como dissemos, quanto mais completa esta etapa, melhore vai ser a gestão desse projeto.
Aqui, a equipe definida lá no primeiro passo para ser a responsável pela execução de todas as ações que envolvem o projeto devem colocar a mão na massa. Todas as atividades que foram detalhadas lá nos primeiros passos devem agora tomar forma física. As equipes devem se integrar, avaliar os recursos disponíveis e iniciar a execução com o planejamento de tempo necessário para que o projeto chegue a seu resultado final dentro do prazo estipulado.
O processo de monitoramento e controle deve estar presente desde o momento do primeiro passo, porém, é no terceiro passo que ele se mostra realmente importante. É na execução do que foi planejado no primeiro passo que reside a certeza, ou não, de que os resultados das ações vão alcançar a meta planejada. Aqui o gestor dos projetos vai:
Mais uma vez, aqui você deve analisar que outras métricas e itens devem ser analisados para que você consiga mensurar todos os dados necessários para o sucesso da empreitada pré-definida.
Esta etapa é a análise final. Aqui, o gestor e sua equipe analisam tudo o que foi feito e comparam com as métricas constantes nos relatórios para saber se tudo o que estava planejado foi cumprido e se os resultados foram os esperados. Além de encerrar todo o processo, essa etapa também ajuda o gestor a descobrir pontos falhos na gestão deste projeto, podendo aperfeiçoar esses pontos na gestão de um projeto próximo. Viu como é simples? Apesar de o nome “gestão de projetos” assustar um pouco no início, basta saber quais são os passos a serem seguidos que tudo fica simples. Se você gostou do assunto, aqui embaixo tem um vídeo falando um pouco mais sobre o tema: Legal, não é? Agora é só começar a aplicar a gestão de projetos na sua empresa. Depois contra para a gente os resultados. Boa sorte! Este foi um Guest-post produzido pela equipe do QuantoSobra, um sistema de gestão empresarial completo, que automatiza, agiliza e facilita o dia a dia do micro e pequeno empresário. Quando se fala em gestão de projetos estamos nos referindo?4) Quando se fala de Gestão de Projeto, estamos nos referindo a gestão de um empreendimento com início e fim determinados, para se atingir um resultado único. Para isso, temos grupos de processos.
Qual é a definição de gestão de projetos?Conceito: O que é gestão de projetos? A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que parte de um objetivo para definir conhecimentos, habilidades e recursos necessários para a sua concretização. Para tanto, acrescenta nessa equação questões relacionadas ao custo que ela envolve e ao tempo de duração.
O que é gestão de projetos exemplos?Gestão de projetos é o processo de planejar, executar e monitorar um projeto para entregá-lo com sucesso. Basicamente, em vez de confiar no instinto, você lidera o projeto de maneira organizada para garantir que ele atinja seus objetivos e seja entregue no prazo e dentro do orçamento.
Quando devemos utilizar gestão de projetos?Com a aplicação da gestão de projetos, todo o desempenho das equipes aumenta e o produto final é entregue no prazo definido, respeitando o orçamento e fazendo bom uso dos recursos disponíveis. Assim, o cliente fica muito mais satisfeito com o resultado do que com um produto entregue com atraso e de má qualidade.
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